Herinnering afspraak tandarts: voorbeeldteksten voor sms en WhatsApp

Afspraakbevestiging: voorbeeld na het boeken

Verstuur de bevestiging meteen na het boeken, en maak er een bericht van waarop de patiënt kan antwoorden. Een bevestiging die uitnodigt om te antwoorden, maakt van een no-show een annulatie die dagen op voorhand binnenkomt. Een plaats die u maandag terugkrijgt, kan donderdag nog naar iemand anders.

Er staan de praktijk, de datum, het uur en de uitweg in. De behandeling staat er niet in. Als e-mail werkt dezelfde tekst ook: zet de datum en het uur dan mee in de onderwerpregel, zodat de patiënt de mail niet hoeft te openen. Past uw praktijk de derdebetalersregeling elektronisch toe, voeg dan de zin over de identiteitskaart toe uit het bericht voor nieuwe patiënten verderop.

Sms-herinnering: twee dagen op voorhand en op de dag zelf

Stuur de herinnering twee dagen voor de afspraak. Zegt de patiënt dan af, dan hebt u nog tijd om de plaats aan de wachtlijst aan te bieden. Voor afspraken die maanden geleden geboekt zijn, zoals een controle, helpt een kort bericht op de ochtend zelf. Een herinnering een uur op voorhand komt te laat om nog iets op te vullen.

Via WhatsApp is een herinnering een bericht dat de praktijk zelf start. Buiten het venster van 24 uur na het laatste bericht van de patiënt kan dat alleen met een sjabloon dat Meta vooraf heeft goedgekeurd. Laat de herinnering één keer goedkeuren als sjabloon, en ze kan daarna naar elke patiënt die ermee heeft ingestemd.

Meta, WhatsApp Business Platform: zodra het venster van 24 uur gesloten is, kunnen alleen vooraf goedgekeurde sjablonen verstuurd worden

Als de patiënt afbelt, of de praktijk moet annuleren

Antwoord snel, bedank de patiënt en stel twee concrete momenten voor in plaats van te vragen om te bellen. Twee keuzes zijn makkelijker te beantwoorden dan een open vraag. Geef de oude plaats daarna meteen vrij, want nu kan ze nog naar de wachtlijst.

Moet de praktijk zelf een afspraak annuleren, omdat de tandarts ziek is of een behandelkamer niet bruikbaar is, dan werkt dezelfde vorm: zeg het eenvoudig, verontschuldig u één keer, en zet de twee nieuwe momenten in hetzelfde bericht.

Wachtlijst: bericht als er een plaats vrijkomt

Dit is het bericht dat het gat vult. Stuur het zodra er een plaats vrijkomt, naar de patiënten op uw wachtlijst bij wie de behandeling in die tijd past, en geef de plaats aan wie als eerste ja antwoordt. Zet die regel in het bericht zelf, zodat niemand zich bedrogen voelt, en laat wie daarna antwoordt meteen weten dat de plaats weg is.

Vraag bij het inschrijven op de wachtlijst of u de patiënt een bericht mag sturen als er een plaats vrijkomt, en via welk kanaal. Voor WhatsApp is die toestemming een voorwaarde van Meta zelf, en de patiënt moet weten dat het om uw praktijk gaat.

Meta, WhatsApp Business Platform: bedrijven moeten toestemming (opt-in) krijgen voor ze iemand via WhatsApp berichten sturen

Recall tandarts: bericht voor een controle bij volwassenen

Een recall gaat naar een patiënt die geen afspraak heeft en er een zou moeten hebben. Dat is een ander bericht dan een afspraakherinnering. In België heeft een recall voor volwassenen een concrete reden: vanaf 19 jaar blijft wie in het vorige kalenderjaar terugbetaalde tandzorg kreeg in het mondzorgtraject, met de betere terugbetaling. Wie een kalenderjaar overslaat, betaalt daarna meer remgeld voor onder meer vullingen, wortelkanaalbehandelingen en extracties.

Het najaar is dus het moment om volwassenen te contacteren die sinds januari niet meer geweest zijn. Noem het kalenderjaar, nooit een bedrag: de bedragen veranderen, en het RIZIV publiceert ze.

RIZIV over het mondzorgtraject, geraadpleegd in september 2026

Recall voor de controle van een kind

Bij kinderen telt het semester, niet het kalenderjaar. Onder de 18 jaar worden twee preventieve mondonderzoeken per kalenderjaar terugbetaald, op voorwaarde dat ze in twee verschillende semesters vallen. Een recall die rekent met zes maanden na het laatste bezoek, zit daar dus geregeld naast. Stuur het bericht aan het begin van elk semester naar de ouders van kinderen die in dat semester nog niet geweest zijn.

RIZIV over het mondonderzoek, twee per kalenderjaar in verschillende semesters onder de 18 jaar, geraadpleegd in september 2026

Nieuwe patiënt: breng uw identiteitskaart mee

Een eerste bezoek vraagt één zin meer dan een gewone bevestiging. Vanaf 1 oktober 2026 moeten tandartsen die de derdebetalersregeling elektronisch toepassen, de identiteit van de patiënt bij elk contact controleren met een eID, een elektronische vreemdelingenkaart, een Kids-ID of een ISI+-kaart. Past uw praktijk die regeling toe, zet de zin dan in dit bericht en in elke bevestiging, want een patiënt zonder kaart doet de hele voormiddag uitlopen. Past u ze niet toe, laat de zin dan weg.

RIZIV over de identiteitscontrole door tandartsen die de derdebetalersregeling elektronisch toepassen, verplicht vanaf 1 oktober 2026

Bericht na een gemiste afspraak

Hou het neutraal en vriendelijk, en maak een nieuwe afspraak het makkelijkste wat erin staat. Misschien liep er bij de patiënt echt iets mis, en een bericht dat opent met een vergoeding of een verwijt krijgt geen antwoord. Heeft uw praktijk een geschreven regel over gemiste afspraken, dan hoort die in de bevestiging, voor de afspraak, en niet hier.

Vijf regels voor u verstuurt

Vijf regels bepalen of een bericht in één stuk aankomt, gelezen wordt zoals u het bedoelde, en een antwoord krijgt.

• Blijf binnen het GSM-alfabet. Eén sms bevat 160 tekens uit het GSM 7-bit-alfabet. Eén teken daarbuiten, zoals de gekrulde apostrof ’, ë, ê of œ, zet het hele bericht om naar UCS-2, en dan passen er nog maar 70 tekens in één sms. Dezelfde tekst vertrekt dan in twee of drie delen. Een gewoon woord als patiënt, geïnteresseerd of ideeën volstaat al. Schrijf het anders of laat het weg, gebruik de rechte apostrof ' zoals in de voorbeelden, en weet dat een voornaam als Zoë of Chloë hetzelfde doet zodra hij ingevuld is.
• Laat de behandeling weg. Datum, uur en plaats zijn alles wat een herinnering nodig heeft, en het beginsel van minimale gegevensverwerking in artikel 5, lid 1, c, van de GDPR vraagt niet meer dan het doel nodig heeft. Waarvoor de afspraak dient, is een gezondheidsgegeven onder artikel 9, en een sms verschijnt op een vergrendelscherm dat anderen ook zien.
• Via WhatsApp: een goedgekeurd sjabloon en toestemming. Een bericht dat de praktijk start buiten het venster van 24 uur na het laatste bericht van de patiënt, moet een sjabloon zijn dat Meta vooraf heeft goedgekeurd, en de patiënt moet ermee ingestemd hebben om berichten van uw praktijk te krijgen.
• Schrijf in de taal van de patiënt. Noteer die één keer per patiënt en gebruik ze elke keer. Stuur in Brussel niet elk bericht in twee talen naar iedereen: dat verdubbelt de lengte en toont dat u niet wist wie de patiënt is.
• Maak afbellen makkelijker dan wegblijven. Elk bericht aanvaardt een antwoord in dezelfde draad, van een nummer dat iemand leest. Op een sms die onder een afzendernaam vertrekt in plaats van een nummer, kan niemand antwoorden. En moet een patiënt tijdens de openingsuren bellen om af te zeggen, dan kiest hij voor stilte.

ETSI TS 123 038 (3GPP TS 23.038) V19.0.0: het GSM 7-bit-standaardalfabet, tot 160 tekens per sms, of 70 in UCS-2

Wat Tilcao met deze berichten doet

Tilcao verstuurt deze berichten voor de praktijk, in de taal van elke patiënt en via het kanaal dat die patiënt leest. Het leest de antwoorden. Kan een patiënt niet komen, dan verzet of annuleert het de afspraak in de agenda van de praktijk zelf, en biedt het de vrijgekomen plaats aan de wachtlijst aan, in de volgorde die de praktijk bepaalt, tot iemand ja zegt. De praktijk keurt de teksten, het tijdstip en het aantal contacten per patiënt goed, dus wat vertrekt, is wat u schreef, en wie vraagt om niet meer gecontacteerd te worden, krijgt geen berichten meer. Tilcao draait nog geen pilootproject, dus er zijn hier geen gemeten resultaten te melden.