Tilcao trustcenter
Tilcao beantwoordt oproepen en WhatsApp-berichten voor Belgische tandartspraktijken en boekt in hun agenda. Deze pagina toont hoe die gegevens behandeld worden.
Laatst bijgewerkt
Overzicht
De praktijk beslist
Voor haar patiënten is de praktijk de verwerkingsverantwoordelijke. Tilcao handelt alleen op haar instructie.
Gehost in België en Ierland
Oproepen, het taalmodel en de telefoonnummers lopen via Amerikaanse leveranciers.
Eerst de overeenkomst
Een verwerkersovereenkomst die elke subverwerker noemt, wordt getekend vóór het eerste echte patiëntgesprek.
Geen certificaten geclaimd
Geen ISO 27001, geen SOC 2. De controles hieronder doet het product vandaag.
Controles
Alleen wat het product vandaag doet, telkens nagekeken in de code.
Gesprekken met patiënten
- Eerst de identiteitNaam of telefoonnummer plus geboortedatum moeten met precies één patiënt overeenkomen.
- Alleen de eigen afsprakenDe assistent kan de afspraken van een andere patiënt niet lezen of wijzigen.
- Alleen echte vrije urenDe assistent boekt alleen uren die de agenda aanbood, binnen de regels van de praktijk.
- AI en opname gemeldOproepen en chats beginnen met de melding dat ze automatisch verlopen en worden opgenomen.
- Een mens op vraagWie naar een collega vraagt, wordt doorverbonden, of er wordt een terugbelverzoek genoteerd.
- Geen klinisch adviesDe assistent heeft de opdracht nooit een diagnose te stellen. Klinische vragen gaan naar een mens.
- Alleen de agendaDe koppeling met de praktijksoftware zoekt patiënten en beheert afspraken. Niets klinisch.
Toegang
- Een sleutel bij elk verzoekNiets in de API kan gelezen of gewijzigd worden zonder sleutel of geverifieerde afzender.
- Een beperkte sleutel voor de websiteDe publieke demo kan een gesprek voeren, maar geen transcripties of instellingen lezen.
- Dashboards alleen voor vaste accountsAlleen accounts op de lijst van Tilcao komen in de dashboards. Een nieuw account krijgt geen toegang.
- Ondertekende berichten van leveranciersRetell, Meta en Twilio moeten bewijzen wie ze zijn voor een bericht aanvaard wordt.
- Geheimen blijven op de serverSleutels van leveranciers bereiken nooit een browser, en geheimen worden gemaskeerd in de logs.
- Versleuteld onderwegDe website en de API zijn alleen via HTTPS bereikbaar.
Opvolging
- Elke actie gelogdElke opzoeking en boeking wordt bewaard met invoer, resultaat en tijdstip, en nooit aangepast.
- Uitkomst uit wat er gebeurdeDe uitkomst van een gesprek komt uit de acties die lukten, niet uit wat er gezegd werd.
Deze website
- Geen cookies voor statistiekenBezoeken worden gemeten zonder iets op uw toestel op te slaan.
- Gemaskeerde opnamesIngevulde velden en de tekst van de demo zijn verborgen in sessieopnames.
Verzamelde gegevens
Wat Tilcao verwerkt, en van wie die gegevens zijn.
Patiënten van een praktijk
De praktijk is verwerkingsverantwoordelijke.
- Telefoon- of WhatsApp-nummerHet nummer waarmee een patiënt belt of schrijft.
- Naam en geboortedatumOm het dossier van de patiënt te vinden. Een e-mailadres alleen als de patiënt het geeft.
- AfspraakgegevensSoort, behandelaar, datum en uur, met een korte notitie over de reden.
- Opnames, transcripties en berichtenHet geluid van de oproep, wat er gezegd werd en de geschreven berichten.
- Samenvatting en actielogWat er gevraagd en gedaan werd, en elke stap die gezet werd.
- OverdrachtsnotitiesWaarom een mens nodig is, en het nummer om terug te bellen.
Praktijkmedewerkers
Accounts voor het dashboard.
- Accounts van medewerkersEen e-mailadres en een aanmelding, via Google of een wachtwoord.
- Instellingen van de praktijkOpeningsuren, behandelaars, soorten afspraken en de antwoorden die patiënten krijgen.
Bezoekers van de website
Tilcao is verwerkingsverantwoordelijke.
- Pagina’s en klikkenGeteld zonder cookies. Alleen aan u gekoppeld als u een persoonlijke link gebruikte of een demo boekte.
- DemogesprekkenWat u typt of zegt tegen de fictieve demopraktijk, online of op de demolijn.
- Demo-afspraken en e-mailUw naam en e-mailadres via Calendly, en wat u ons schrijft.
Subverwerkers
De leveranciers die gegevens verwerken voor Tilcao, en waar.
| Leverancier | Wat hij doet | Locatie |
|---|---|---|
| Google Cloud | Draait de dienst van Tilcao en zijn takenwachtrijBelgië (EU) | België (EU) |
| Supabase | De databankIerland (EU) | Ierland (EU) |
| Vercel | Host het praktijkdashboard en deze websiteFrankrijk (EU) | Frankrijk (EU) |
| Retell AI | Telefoongesprekken: spraakherkenning, de stem, opnamesVerenigde Staten | Verenigde Staten |
| Anthropic | Het taalmodel dat de antwoorden schrijftVerenigde Staten | Verenigde Staten |
| Twilio | Telefoonnummers en smsVerenigde Staten | Verenigde Staten |
| Meta | WhatsApp-berichtenDatacenters van Meta | Datacenters van Meta |
Vóór het eerste echte patiëntgesprek is elke doorgifte buiten de EER gedekt door de standaardcontractbepalingen of door het EU-VS-kader voor gegevensbescherming. Voor het eigen WhatsApp-nummer van een praktijk zetten wij de opslag van Meta in de EU aan.
| Leverancier | Wat hij doet | Locatie |
|---|---|---|
| PostHog | Websitestatistieken, zonder cookiesVerenigde Staten | Verenigde Staten |
| Calendly | Demo-afsprakenVerenigde Staten | Verenigde Staten |
| Google Workspace | E-mailDatacenters van Google | Datacenters van Google |
Tilcao is het besturingssysteem voor tandartspraktijken in België, met een AI-receptionist die telefoonoproepen en WhatsApp-berichten van patiënten beantwoordt en afspraken boekt, verzet en annuleert in de agenda van de praktijk, in het Nederlands, het Frans en het Engels.