AI-receptionist voor tandartspraktijken in België
Een AI-receptionist neemt de telefoon en WhatsApp van uw tandartspraktijk op, boekt de patiënt in uw agenda en geeft alles wat klinisch is door aan een persoon. Tilcao doet dat voor tandartsen in heel België, in het Nederlands, het Frans en het Engels. Het herkent de patiënt, kijkt na wat echt vrij is en boekt, verzet of annuleert in de software van de praktijk zelf. Tussen de oproepen door werkt het de agenda af: gaten, de wachtlijst, bevestigingen, herinneringen en recalls. Pijn of een urgentie beoordeelt het nooit. Die oproepen gaan naar een persoon, volgens de regel van uw praktijk.
Tilcao is het besturingssysteem voor tandartspraktijken in België, met een AI-receptionist die oproepen en WhatsApp-berichten van patiënten beantwoordt in het Nederlands, het Frans en het Engels, en afspraken boekt, verzet en annuleert in de agenda van de praktijk.
Laatst bijgewerkt
Wat doet een AI-receptionist in een tandartspraktijk?
Hij neemt het onthaalwerk over dat via de telefoon en WhatsApp binnenkomt, en werkt het af. Tilcao antwoordt in het Nederlands, het Frans of het Engels, herkent de patiënt, leest de echte beschikbaarheid en boekt, verzet of annuleert de afspraak in de agenda van de praktijk. Vragen over de praktijk beantwoordt het uit een kennisbank die u zelf schrijft en beheert. Pijn, klinische vragen en alles wat dringend is, gaan naar een persoon die u aanduidt, volgens uw eigen regel.
Het werk stopt niet wanneer de telefoon zwijgt. AI voor tandartsen is meer dan opnemen: Tilcao is een AI-team, geen losse stem aan de lijn. Hetzelfde systeem dat de telefoon opneemt, houdt ook de agenda in het oog en doet er iets mee.
- Ziet een gat in de agenda en biedt het aan een patiënt die liever vroeger komt.
- Biedt een plaats die door een annulatie vrijkomt meteen aan de patiënten op de wachtlijst aan.
- Stuurt de bevestiging en de herinnering naar de GSM van de patiënt, en doet iets met het antwoord.
- Nodigt patiënten uit die aan hun controle toe zijn.
- Laat van elk gesprek een gestructureerd verslag na voor uw team.
Virtuele receptionist, telesecretariaat of online boeken?
Elk lost iets anders op. Een telesecretariaat zet een getrainde persoon op uw lijn tijdens de uren dat het bemand is. Online boeken laat de patiënt zelf een afspraak nemen, als hij de moeite doet. Een virtuele receptionist, ook AI-telefoniste of AI-telefoonassistent genoemd, neemt elke oproep en elk bericht aan, op elk uur, en zet de afspraak tijdens het gesprek in uw agenda.
Online boeken wacht op de patiënt. De agent antwoordt de patiënt. Veel patiënten grijpen nog altijd naar de telefoon, en ze bellen voor wat een boekingspagina niet aankan: een afspraak verzetten, een vraag over parkeren, een ongerustheid.
Een telesecretariaat met mensen is ergens beter in, en dat zeggen wij graag. Een mens hoort paniek, volgt een verward verhaal en improviseert. Tilcao improviseert niet. Het geeft zo’n gesprek door aan uw team, met een samenvatting, zodat niemand van nul begint.
| Telesecretariaat met mensen | Online boeken | AI-receptionist (Tilcao) | |
|---|---|---|---|
| Wie zet de eerste stap | De patiënt belt | De patiënt gaat online en boekt zelf | De patiënt belt of stuurt een WhatsApp-bericht |
| Uren | De uren dat de dienst bemand is | Altijd open | Elk uur, ook ’s avonds, in het weekend en op feestdagen |
| Talen | De talen van de operator die opneemt | De talen van de boekingspagina | Nederlands, Frans en Engels, ook als de beller halverwege wisselt |
| Waar de afspraak terechtkomt | In uw agenda als de dienst er toegang toe heeft, anders een boodschap om terug te bellen | In de online agenda, en in uw software als die twee gesynchroniseerd zijn | Tijdens het gesprek in uw agenda, op de echte beschikbaarheid |
| Verzetten, annuleren en vragen | Volgens het script dat u meegaf | Verzetten en annuleren als de pagina het toelaat. Vragen blijven onbeantwoord | In het gesprek zelf, uit uw kennisbank |
| De ongewone of overstuurde beller | Een getrainde persoon. Het sterkste punt van deze optie | Wordt niet bereikt. De patiënt moet toch bellen | Doorgegeven aan een persoon die u aanduidt, met wat er gezegd is |
Vervangt een AI-assistent uw tandartsassistente?
Nee. Hij neemt de telefoon uit de handen van wie aan de stoel staat. In veel praktijken doet de tandartsassistente ook het onthaal, en de telefoon rinkelt midden in een behandeling, met de handschoenen aan. Tilcao neemt de oproepen over die alleen een afspraak, een verplaatsing, een annulatie of de vraag naar de openingsuren zijn.
Uw team houdt het werk waarvoor een mens nodig is: de patiënt aan de balie, de bange beller, de uitzondering die niemand in een regel gegoten heeft, en alles wat klinisch is. Een patiënt kan op elk moment naar een persoon vragen. Wie dit koopt om een functie te schrappen, komt bedrogen uit. Het is gemaakt om uw assistente terug aan de stoel te krijgen.
Wat hoort de patiënt als de AI opneemt?
Dat hij met een AI spreekt, in de eerste zin, nog voor iets anders. Artikel 50 van de Europese AI-verordening verplicht dat sinds 2 augustus 2026. De beller hoort ook dat het gesprek wordt opgenomen, en kan op elk moment een persoon vragen. Eén keer vragen volstaat.
Zo klinkt de opening: “Goeiedag, u bent bij de tandartspraktijk. U spreekt met de AI-assistent van de praktijk en dit gesprek wordt opgenomen. Waarmee kan ik u helpen?” U mag de formulering aanpassen. De mededeling schrappen kan niet.
De stem is per taal met het oor gekozen, dus de Nederlandstalige klinkt Vlaams en niet Hollands. Een afsprakenagent is geen AI-systeem met een hoog risico, en Tilcao claimt geen conformiteitsbeoordeling die het niet gedaan heeft.
Met welke tandartssoftware werkt een AI-receptionist?
Met het pakket dat u al draait. Uw praktijksoftware blijft het dossier, en Tilcao werkt ermee, niet in de plaats ervan. Het leest de agenda en maakt de afspraaktypes die u toelaat aan, verzet en annuleert ze. Meer niet.
In België is dat minder vanzelfsprekend dan het klinkt. Geen enkel Belgisch tandartspakket publiceert een open, gedocumenteerde boekings-API, dus een koppeling die overal werkt, bestaat niet. De weg loopt via de online agenda vóór uw software of via een afspraak met uw leverancier. Wij bekijken uw situatie en zeggen vóór de start wat kan. Is er nog geen weg, dan zegt Tilcao dat, en krijgt het onthaal een gestructureerde nota in plaats van een schijnboeking.
Tilcao is zelf geen praktijksoftware en staat niet op de MyCareNet-lijst van het NIC. Het attesteert niet, factureert niet en schrijft niets in het klinisch dossier. eAttest, eFact en de rest blijven in uw eigen pakket, of dat nu DentAdmin, CareConnect Dentist, Titanium, e-Dent, Octopus, Dent Open of Crossuite is.
NIC, lijst van erkende softwarepakketten voor tandartsen, versie 10 maart 2026
Is een AI-receptionist in orde met de GDPR en het beroepsgeheim?
Dat kan, als praktijk en leverancier het samen goed regelen. De software alleen doet dat niet. Uw praktijk is verwerkingsverantwoordelijke, Tilcao is verwerker. Vóór het eerste echte patiëntengesprek ligt er een verwerkersovereenkomst volgens artikel 28 van de GDPR, met elke subverwerker bij naam in de bijlage.
Een tandheelkundige oproep bevat gezondheidsgegevens onder artikel 9, en het beroepsgeheim van artikel 458 van het Strafwetboek geldt daar bovenop. Daarom kan bij ons alleen iemand die schriftelijk tot geheimhouding gebonden is een transcript lezen, en elke raadpleging wordt gelogd. De verwerking blijft binnen de EU en de EER. De rest, van bewaartermijnen tot opnames en wissen, staat op de pagina over beveiliging.
Wat kost een AI-receptionist voor tandartsen?
Tilcao publiceert geen prijs. De prijs wordt per praktijk afgesproken, in een gesprek. Tilcao zit nog voor de pilootfase, en een bedrag noemen voor een echte praktijk gemeten is, zou gokken zijn.
Wat de prijs bepaalt, is wel duidelijk: welke kanalen u opent, welke rollen u aanzet, hoeveel oproepen er binnenkomen, hoeveel tandartsen en vestigingen u hebt, en wat de koppeling met uw agenda vraagt. De demopraktijk op de startpagina uitproberen kost niets.
Wat praktijken ons vragen
Vervangt een AI-receptionist mijn tandartsassistente of onthaalmedewerker?
Nee. Hij neemt het repetitieve werk over: afspraken maken, verzetten en annuleren, bevestigingen, herinneringen en dezelfde vragen de hele dag door. Uw assistente houdt de patiënt in de stoel, de patiënt aan de balie en elk gesprek waar een mens voor nodig is. Pijn, alles wat klinisch is, alles buiten uw regels en wie om een mens vraagt, gaan naar uw team.
Wat gebeurt er bij een dringende oproep of een patiënt met pijn?
Tilcao stopt met boeken en volgt de regel van uw praktijk. Het benoemt geen aandoening, beoordeelt niet hoe dringend iets is en raadt geen medicatie aan. Tijdens de openingsuren gaat het gesprek naar de persoon die u aanduidt, met wat de patiënt zei. Buiten de uren noemt het de route die u koos en herhaalt het nummer twee keer: de tandartswachtdienst in het weekend, op feestdagen en op brugdagen, 1733 voor de huisartsenwachtpost, en 112 voor een noodgeval.
Werkt Tilcao met DentAdmin, CareConnect Dentist of andere tandartssoftware?
Tilcao werkt naast het pakket dat u draait, of dat nu DentAdmin, CareConnect Dentist, Titanium, Crossuite of een ander pakket is. Wat er met het uwe kan, hangt af van de weg naar uw agenda. Geen enkel Belgisch pakket publiceert een open boekings-API, dus die weg loopt via uw online agenda of via uw leverancier. Wij bekijken dat vóór de start. Van software veranderen hoeft nooit.
Is er een prijslijst voor een AI-receptionist?
Nee. Er is geen publieke prijs en geen vanafprijs. De prijs volgt de kanalen, de rollen die u aanzet, het aantal gesprekken, het aantal tandartsen en vestigingen, en het werk dat de koppeling met uw agenda vraagt. De eerlijke vergelijking is met wat de telefoon u vandaag kost: de facturen van een telesecretariaat en de tijd die de telefoon van uw onthaal vraagt.
Beantwoordt de AI-receptionist ook WhatsApp-berichten?
Ja. Een patiënt die niet doorkomt, stuurt vaak een bericht in plaats van terug te bellen. Tilcao beantwoordt dat bericht met dezelfde regels en dezelfde agenda als een oproep: het herkent de patiënt, boekt, verzet of annuleert, en geeft door wat buiten uw regels valt. Bevestigingen en herinneringen vertrekken per WhatsApp, sms of e-mail.
Verstaat de AI Vlaamse dialecten, en Brusselse patiënten die van taal wisselen?
Tilcao is gemaakt voor het Nederlands zoals het in België gesproken wordt, met een Vlaamse stem, en volgt een Brusselse beller die halverwege naar het Frans of het Engels overschakelt. Zwaar dialect blijft moeilijk, voor een AI en soms ook voor een mens van buiten de streek. Daarom raadt Tilcao nooit. Het vraagt om te herhalen of te spellen, en blijft het onduidelijk, dan gaat het gesprek naar een persoon.
Moet de patiënt weten dat hij met een AI spreekt?
Ja. Artikel 50 van de Europese AI-verordening verplicht dat sinds 2 augustus 2026, en Tilcao zegt het zelf in de eerste zin van elk gesprek, in de taal van de beller. U hoeft het dus niet zelf te zeggen. Wat bij uw praktijk blijft, is uw eigen privacyverklaring en de verwerkersovereenkomst.
Hoe snel kunnen we starten?
Een vast aantal dagen plakken wij er nog niet op, want Tilcao zit nog voor de pilootfase en wij verzinnen geen cijfer. Wat het tempo bepaalt, weten wij wel: hoe volledig uw kennisbank is, hoe uw afspraaktypes opgebouwd zijn en welke weg er naar uw agenda is. Niets gaat live voor het van begin tot eind op de demopraktijk gedraaid heeft en de verwerkersovereenkomst getekend is. U houdt uw nummer, schakelt door en kunt zelf terugschakelen.