Privacybeleid
Deze pagina legt uit welke persoonsgegevens Tilcao verwerkt, waarom, wie ze nog verwerkt en hoe u ze laat wissen. Er zijn twee gevallen. Bezoekt u deze website of probeert u de demo, dan beslist Tilcao wat er met uw gegevens gebeurt. Belt of schrijft u een tandartspraktijk die Tilcao gebruikt, dan beslist de praktijk, en werkt Tilcao voor haar onder een schriftelijke overeenkomst.
Tilcao is het besturingssysteem voor tandartspraktijken in België, met een AI-receptionist die telefoonoproepen en WhatsApp-berichten van patiënten beantwoordt en afspraken boekt, verzet en annuleert in de agenda van de praktijk, in het Nederlands, het Frans en het Engels.
Laatst bijgewerkt
Wie is verantwoordelijk voor uw gegevens?
Voor deze website en de demo is Tilcao de verwerkingsverantwoordelijke. U bereikt ons via privacy@tilcao.com.
Voor oproepen, WhatsApp-berichten en chats met een tandartspraktijk die Tilcao gebruikt, is de praktijk de verwerkingsverantwoordelijke en Tilcao haar verwerker volgens artikel 28 van de AVG. Tilcao handelt alleen op instructie van de praktijk. Vragen over die gegevens gaan eerst naar de praktijk. U kunt ook ons schrijven, dan geven wij ze door.
Wat verzamelen we op deze website?
Alleen wat de site nodig heeft om te werken en om u te antwoorden. We verkopen het niet en gebruiken het niet voor reclame.
De rechtsgrond is ons gerechtvaardigd belang om de site te laten werken en te verbeteren (artikel 6, lid 1, f AVG). Voor een demo-afspraak of een e-mail zijn het de stappen die u zelf vroeg vóór een mogelijke overeenkomst (artikel 6, lid 1, b).
- Bezochte pagina’s, geteld met PostHog. Er wordt niets op uw toestel bewaard, er wordt geen cookie geplaatst en er wordt geen profiel van u opgebouwd.
- Wat u typt of zegt in de demo: de tekst, en bij een spraakdemo de audio en de transcriptie. De demopraktijk is fictief, deel er dus geen echte gezondheidsgegevens.
- Als u een demo boekt: uw naam, e-mailadres en wat u toevoegt, via Calendly.
- Als u ons schrijft: uw e-mailadres en uw bericht.
Wat verwerken we voor een tandartspraktijk?
Belt, whatsappt of chat u met een praktijk die Tilcao gebruikt, dan verwerken we wat nodig is om u te antwoorden en uw afspraak te regelen, op instructie van de praktijk.
Elke beller hoort in de eerste zin dat hij met een AI spreekt en dat het gesprek wordt opgenomen. Tilcao leest of schrijft nooit in uw medisch dossier.
- Uw telefoonnummer of WhatsApp-nummer.
- Uw naam en geboortedatum, om uw dossier te vinden.
- Uw afspraak: soort, behandelaar, datum en uur.
- Waarvoor u zegt te komen, in uw eigen woorden.
- De opname van het gesprek of de berichten, en hun transcriptie.
- Een korte samenvatting van wat gevraagd en gedaan werd.
Hoe gebruiken we WhatsApp-berichten?
Berichten die u op WhatsApp naar een praktijk stuurt, komen bij Tilcao binnen via het WhatsApp Business Platform van Meta. We gebruiken ze alleen om u te antwoorden en uw afspraak te regelen, namens de praktijk.
We gebruiken ze niet voor reclame, verkopen ze niet en delen ze met niemand buiten de dienstverleners hieronder. Een praktijk schrijft u alleen zelf eerst, bijvoorbeeld met een herinnering, als u daarmee akkoord ging.
Wie verwerkt de gegevens nog?
Een klein aantal dienstverleners doet een deel van het werk, elk onder een verwerkersovereenkomst. Onze servers en databank draaien in de EU: Google Cloud in België en Supabase in Ierland.
Enkele dienstverleners zijn gevestigd in de Verenigde Staten, dus gegevens kunnen daar verwerkt worden. Die doorgiften steunen op het EU-VS-kader voor gegevensbescherming of op de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.
| Dienstverlener | Wat hij doet |
|---|---|
| Google Cloud | Draait de dienst van Tilcao, in België |
| Supabase | De databank, in Ierland |
| Retell AI | Telefoon- en spraakgesprekken: spraakherkenning en de stem |
| Anthropic | Het taalmodel dat de antwoorden schrijft |
| Meta | WhatsApp-berichten |
| Twilio | Telefoonnummers en het doorschakelen van oproepen |
| Vercel | Host deze website |
| PostHog | Telt websitebezoeken, zonder cookies |
| Calendly | Demo-afspraken |
| Google Workspace |
Hoe lang bewaren we ze?
Niet langer dan het doel waarvoor ze verzameld werden vraagt.
- Demogesprekken: zolang we ze nodig hebben om de demo te verbeteren. U kunt ons altijd vragen de uwe te wissen.
- Demo-afspraken en e-mails: zolang we daarover contact hebben.
- Gesprekken met patiënten: de termijnen die met de praktijk zijn afgesproken en in haar verwerkersovereenkomst staan. De opname wordt als eerste gewist.
- Websitebezoeken: geteld zonder aan u gekoppeld te worden.
Welke rechten hebt u?
U kunt inzage, verbetering, wissing, beperking of een kopie in een overdraagbaar formaat vragen, en u kunt bezwaar maken tegen het gebruik. Schrijf naar privacy@tilcao.com, we antwoorden binnen een maand.
Voor gegevens die we voor een praktijk verwerken, antwoordt de praktijk als verwerkingsverantwoordelijke, en helpen wij haar dat binnen die maand te doen.
U kunt ook klacht indienen bij de Belgische toezichthouder, de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel.
Hoe laat ik mijn gegevens wissen?
Mail naar privacy@tilcao.com met als onderwerp “Mijn gegevens wissen”. Vermeld het telefoonnummer, WhatsApp-nummer of e-mailadres dat u gebruikte, en ongeveer wanneer.
We wissen de opnames, berichten, transcripties en samenvattingen die Tilcao bewaart binnen een maand en bevestigen dat per e-mail. Sprak u met een praktijk, dan verwittigen we de praktijk en wissen we op haar instructie. Gegevens die de praktijk wettelijk moet bewaren, zoals uw medisch dossier, staan in haar eigen systemen en blijven onaangeroerd.
Berichten in uw eigen WhatsApp-app blijven op uw telefoon. Dat gesprek kunt u zelf in WhatsApp wissen.
Hoe worden ze beschermd?
Gegevens worden versleuteld verstuurd. Alleen wie ze nodig heeft om de dienst te laten draaien, heeft toegang, telkens onder een geheimhoudingsplicht, en elke inzage in patiëntgegevens wordt gelogd. De pagina over beveiliging en GDPR geeft de details.
Wijzigingen in dit beleid
Wijzigt dit beleid, dan wijzigt de datum bovenaan de pagina mee.