Veelgestelde vragen over Tilcao
Tilcao neemt de telefoon en WhatsApp van uw tandartspraktijk op in het Nederlands, het Frans en het Engels. Het herkent de patiënt, kijkt de echte beschikbaarheid in uw agenda na, boekt, verzet en annuleert afspraken, en beantwoordt vragen over de praktijk uit een kennisbank die u zelf beheert. Bij pijn, een urgentie of twijfel stopt Tilcao met boeken en geeft het gesprek door aan een persoon, volgens de regel die uw praktijk zelf vastlegt. Van elk gesprek krijgt u een gestructureerde samenvatting en een controleerbaar logboek.
Laatst bijgewerkt
Wat doet Tilcao in een tandartspraktijk?
Tilcao staat patiënten te woord op de telefoon, op WhatsApp en per e-mail, en werkt de vraag af in plaats van ze alleen te noteren. Het identificeert de patiënt, raadpleegt uw agenda, boekt, verzet of annuleert, en stuurt de bevestiging naar de gsm van de patiënt. Een oproep die niemand opneemt, is een afspraak die niet geboekt wordt. Een annulatie die niemand opvult, is een stoel die leeg blijft.
Het werk is verdeeld over zes rollen. U kiest welke rollen aanstaan. Een rol die u niet aanzet, bestaat voor uw patiënten niet.
Wat een rol mag doen, legt u vast: welke afspraaktypes hij mag boeken, hoe lang die duren, welke zorgverlener ze doet, en wat altijd naar een persoon gaat.
| Rol | Wat die rol doet |
|---|---|
| Receptionist | Neemt oproepen en berichten aan, beantwoordt vragen over de praktijk, plant in, verzet en annuleert. |
| Planner | Zoekt geschikte momenten, beheert de wachtlijst en vult een vrijgekomen plaats op. |
| Recall | Spoort patiënten op die te laat zijn voor een controle en start opvolging die u hebt goedgekeurd. |
| Behandelcoördinator | Volgt behandelplannen op die blijven openstaan en zet ze om in een afspraak. |
| Backoffice | Sorteert berichten, maakt opvolgtaken aan en neemt repetitieve administratie over. |
| Praktijkmanager | Toont wat de dag verbergt: lege stoelen, achterstand in recalls, gaten in de agenda. |
Spreekt de AI Nederlands, Frans en Engels tijdens hetzelfde gesprek?
Ja. Tilcao spreekt Nederlands, Frans en Engels, en schakelt mee wanneer een patiënt midden in het gesprek van taal verandert. In Brussel en in de Rand is dat geen extraatje maar de dagelijkse gang van zaken aan het onthaal.
Elke taal heeft een eigen gespreksprofiel: de stem, het tempo, het taalniveau en hoe streng de spraakherkenning staat. De Nederlandstalige stem is met het oor gekozen op Vlaamse uitspraak, niet op een Nederlandse. De agent zegt openingsuren, voormiddag en namiddag, en een uur klinkt als 9u00, niet als negen uur nul nul.
Wat de agent zegt, staat in uw formulering. Openingsuren, sluitingsdagen, verlofperiodes en de manier waarop u uw praktijk benoemt, komen uit de kennisbank die u beheert. Wilt u eerst horen hoe het klinkt, dan kunt u de demo op deze site zelf bellen.
Werkt Tilcao samen met onze praktijksoftware en onze agenda?
Tilcao vervangt uw praktijksoftware niet. Het is een laag erbovenop: de afspraak hoort thuis in het pakket waarin uw team al werkt, niet in een tweede agenda die iemand nadien moet overtikken.
De koppeling wordt per praktijk bekeken, want de Belgische markt maakt het niet eenvoudig. Voor zover publiek gedocumenteerd publiceert geen enkel Belgisch tandartspakket een open API, en de eHealth-rails (eAttest, eFact, eTar, MyCareNet) gaan over facturatie en verzekerbaarheid, niet over uw agenda. Wij koppelen daarom bij voorkeur op de afsprakenlaag, en anders in overleg met uw leverancier.
Deze pakketten staan op de lijst van erkende softwarepakketten van het NIC: DentAdmin, CareConnect Dentist, Crossuite, Titanium, e-Dent, Octopus en Dent Open, naast enkele kleinere. Baltes staat er niet apart op: het is de oudere lijn van Corilus en het migratiepad naar CareConnect Dentist. Wij beloven geen kant-en-klare koppeling met elk van die pakketten. Vraag het voor uw eigen pakket, dan krijgt u een eerlijk antwoord over wat vandaag kan.
Tilcao attesteert niet, factureert niet, komt niet in eAttest, eFact of eTar, en schrijft niets in het klinisch dossier. Tilcao staat zelf niet op de MyCareNet-lijst en heeft dat ook niet nodig om een afspraak te boeken. De integratiegebruiker krijgt de smalste rechten die werken: de agenda lezen, afspraken van de ingestelde types aanmaken en verplaatsen, annuleren.
NIC, lijst van erkende softwarepakketten voor tandartsen, versie 10/03/2026
Wat doet Tilcao nooit, en wanneer gaat een oproep naar een persoon?
Tilcao stelt geen diagnose, beoordeelt geen klachten en bepaalt niet hoe dringend iets is. Een onthaal, met of zonder AI, verzamelt feiten en verwijst door. Die grens is klinisch, niet technologisch, en Tilcao gaat er niet over.
Bij een rode vlag stopt de agent met boeken. Hij zegt waar de patiënt wel terechtkan, herhaalt het nummer twee keer en biedt aan het gesprek te beëindigen. Welke situaties rode vlaggen zijn, wie dan verwittigd wordt en hoe snel die persoon terugbelt, legt uw praktijk vast.
De routes die hij noemt, zijn de echte. De Nederlandstalige wachtdienst voor Vlaanderen en Brussel is 0903 39 969, en werkt alleen op zaterdag, zondag, feestdagen en brugdagen van 9u00 tot 18u00, aan €1,50 per minuut. Daarnaast is er 1733 voor de huisartsenwachtpost en 112 voor een noodgeval. Op een gewone weekdag na de openingsuren bestaat er in België geen tandheelkundige wachtdienst, en dat maakt het des te belangrijker wie op dat moment opneemt.
- Nooit een aandoening benoemen of uitsluiten.
- Nooit klinisch inschatten hoe dringend een klacht is.
- Nooit medicatie aanraden of doseren, ook geen vrij verkrijgbare.
- Nooit een voorschrift of een behandeling beloven.
- Nooit een tarief, remgeld of terugbetaling schatten dat niet in uw kennisbank staat, en nooit gissen naar uw conventiestatus.
- Nooit gegevens uit een dossier voorlezen voor twee identificatiegegevens overeenkomen, en nooit aan een derde, behalve aan de ouder of voogd van een minderjarige.
Tandarts.be, wachtdienstinformatie voor Vlaanderen en Brussel, geraadpleegd in september 2026
Weten patiënten dat ze met een AI-assistent spreken?
Ja, en Tilcao zegt het zelf, in de eerste zin van het gesprek. De Europese AI-verordening verplicht sinds 2 augustus 2026 dat iemand weet dat hij met een AI-systeem praat, tenzij dat voor een redelijk oplettende persoon vanzelfsprekend is.
Dit is wat uw patiënt hoort: "Goeiedag, u spreekt met de digitale assistent van de praktijk. Ik kan een afspraak inplannen, verzetten of annuleren. Dit gesprek wordt opgenomen, en u kunt op elk moment iemand van het team spreken."
Een mededeling zonder alternatief is geen keuze. Daarom hoort er altijd een echte uitweg bij: doorschakelen naar een persoon of een terugbelverzoek. Een afsprakenagent is geen hoogrisicosysteem onder de AI-verordening, en wij claimen geen conformiteitsbeoordeling die wij niet gedaan hebben.
Waar staan de gegevens, en wie kan de gesprekken beluisteren?
De verwerking gebeurt binnen de EU en de EER. Uw praktijk is verwerkingsverantwoordelijke, Tilcao is verwerker. Voor de eerste echte patiëntenoproep ligt er een verwerkersovereenkomst volgens artikel 28 GDPR, met een bijlage die elke subverwerker met naam noemt.
Een tandheelkundige oproep bevat bijzondere categorieën van persoonsgegevens: een reden van bezoek of een pijnklacht is een gezondheidsgegeven. De grondslag is artikel 9, lid 2, h) GDPR, gelezen samen met artikel 9, lid 3, dat verwerking onder verantwoordelijkheid van een tot geheimhouding gehouden beroepsbeoefenaar vraagt. Het beroepsgeheim van artikel 458 van het Strafwetboek blijft daarnaast onverkort gelden.
Wie bij ons een transcript kan inzien, is schriftelijk tot geheimhouding gebonden, en elke toegang wordt gelogd. Gesprekken worden opgenomen, en de patiënt wordt vooraf verwittigd van de opname, het doel en de bewaartermijn. De ruwe audio wordt korter bewaard dan het gespreksverslag; beide termijnen staan als een concreet aantal dagen in uw verwerkersovereenkomst. Klachten gaan naar de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel.
- Bewaard: wie belde, wanneer, waarvoor volgens een code voor het afspraaktype, welke actie er in de agenda is gebeurd, en wat er bevestigd is.
- Niet bewaard in het overzicht: het verhaal van de patiënt in eigen woorden. Een nota daarover staat apart, met beperkte toegang.
- Weggelaten bij binnenkomst: rijksregisternummers, kaartnummers en volledige adressen.
- Gelogd bij elke raadpleging: de beller, de uitkomst van de identiteitscontrole en de velden die zijn voorgelezen.
Gegevensbeschermingsautoriteit, thema gevoelige gegevens, geraadpleegd in september 2026
Hoe start een tandartsenpraktijk met Tilcao?
Het begint met een gesprek van een halfuur en een demopraktijk, niet met een migratie. U hoeft niets aan uw agenda te veranderen om te horen hoe het klinkt en wat het met uw eigen regels doet.
U hoeft ook uw nummer niet te veranderen. De telefoon wordt doorgeschakeld, en u bepaalt wanneer: altijd, alleen buiten de openingsuren, of alleen wanneer het onthaal al aan de lijn is. Terugschakelen gebeurt met dezelfde ingreep.
Belgische details zitten in de standaardteksten. Vanaf 1 oktober 2026 moet u bij elektronische derdebetaler de identiteit van de patiënt bij elk contact controleren, dus elke bevestiging verwittigt de patiënt om de identiteitskaart mee te brengen.
- Een gesprek over uw oproepen, uw openingsuren en waar vandaag het meeste blijft liggen.
- Uw kennisbank: openingsuren, afspraaktypes en hun duur, welke zorgverlener wat doet, uw conventiestatus en wat u over tarieven wel en niet gezegd wilt zien.
- Uw regels: wat altijd naar een persoon gaat, wie dan verwittigd wordt, en wat de agent nooit mag zeggen.
- De koppeling met uw agenda, of, zolang die er niet is, een gestructureerde doorgave aan het onthaal.
- Een proefperiode op een doorgeschakeld nummer, met een gespreksverslag van elk gesprek.
RIZIV, identiteitscontrole bij derdebetaler voor tandartsen, verplicht vanaf 1 oktober 2026
Wat praktijken ons vragen
Klinkt de stem Vlaams of Nederlands?
Vlaams. De Nederlandstalige stem is met het oor gekozen op Vlaamse uitspraak, en de woorden volgen: openingsuren, voormiddag en namiddag, verwittigen, een uur dat als 9u00 klinkt. Bel de demo op deze site en oordeel zelf. Bevalt de stem u niet, zeg dat tijdens de proefperiode, want de stem is een instelling per praktijk en per taal.
Wat gebeurt er als een patiënt belt met hevige tandpijn?
Dan stopt Tilcao met boeken en volgt uw regel. De agent beoordeelt de klacht niet, en zegt dat ook tegen de patiënt. Tijdens de openingsuren geeft hij het gesprek door aan de persoon die u hebt aangeduid, met de naam van de patiënt, het dossier en wat de patiënt letterlijk zei. Buiten de uren noemt hij de route die u hebt vastgelegd, bijvoorbeeld de wachtdienst in het weekend, 1733 of 112, herhaalt hij het nummer en biedt hij aan het gesprek te beëindigen.
Wat gebeurt er als de AI een vraag niet kan beantwoorden?
Dan verzint Tilcao niets. Staat het antwoord niet in uw kennisbank, dan zegt de agent dat hij het niet weet, noteert hij de vraag en geeft hij ze door aan uw team, met de contactgegevens van de patiënt. Dat geldt ook voor tarieven, terugbetaling door de mutualiteit en uw conventiestatus: die worden alleen voorgelezen als u ze zelf hebt ingegeven. U ziet de vraag in het gespreksverslag en kunt het antwoord de volgende keer wel laten geven.
Werkt dit samen met DentAdmin, CareConnect Dentist, Baltes of Crossuite?
Dat hangt af van uw pakket, en daar krijgt u een eerlijk antwoord over per praktijk. DentAdmin, CareConnect Dentist en Crossuite staan op de lijst van erkende softwarepakketten van het NIC, en Baltes is de oudere Corilus-lijn die naar CareConnect Dentist migreert. Geen enkel Belgisch tandartspakket publiceert een open, gedocumenteerde API, dus een koppeling loopt via de afsprakenlaag of via uw leverancier. Wat wij niet doen, is een tweede agenda naast de uwe zetten. Is er vandaag geen koppeling met uw pakket, dan neemt Tilcao het gesprek nog altijd aan en geeft een volledige boekingsvraag door aan het onthaal.
Moet ik mijn patiënten verwittigen dat een AI de telefoon opneemt?
Tilcao doet dat zelf, in de eerste zin van elk gesprek, want sinds 2 augustus 2026 verplicht de Europese AI-verordening dat iemand weet dat hij met een AI-systeem spreekt. De patiënt hoort in diezelfde zin dat het gesprek wordt opgenomen en dat hij iemand van het team kan spreken. Voor uw eigen privacyverklaring bezorgen wij u de tekst van de mededeling en de bewaartermijnen, zodat u ze kunt overnemen.
Waar worden de patiëntengegevens bewaard en wie kan de gesprekken beluisteren?
De verwerking gebeurt binnen de EU en de EER, en elke subverwerker staat met naam in de bijlage van de verwerkersovereenkomst. Bij ons kan alleen iemand die schriftelijk tot geheimhouding gebonden is een transcript inzien, en elke toegang wordt gelogd. Uw praktijk blijft verwerkingsverantwoordelijke, Tilcao is verwerker. De audio wordt korter bewaard dan het gespreksverslag, en beide termijnen staan als een concreet aantal dagen in uw overeenkomst.
Wat gebeurt er als de AI een fout maakt?
Dan ziet u het, en u kunt het terugdraaien. Elke actie staat in het logboek met de reden erbij, en de uitkomst van een gesprek wordt afgeleid uit wat er echt in de agenda geschreven is, niet uit wat de agent gezegd heeft. Een verkeerde afspraak verzet of annuleert u zoals elke andere, en de regel die de fout veroorzaakte, passen wij aan. Elke workflow kan met één klik gepauzeerd worden, en dan gaat alles opnieuw naar een persoon.
Wat kost het voor een praktijk zoals de onze?
Wij publiceren vandaag geen tarieven, en wij zetten hier geen bedrag dat wij daarna niet waarmaken. De prijs wordt per praktijk afgesproken in een gesprek. Wat ze bepaalt, is wel te zeggen: hoeveel vestigingen en stoelen, welke kanalen u opendoet (telefoon, WhatsApp, e-mail), hoeveel gesprekken er per maand binnenkomen en welke van de zes rollen u aanzet. De zinvolle vergelijking is met wat u vandaag aan telefoonpermanentie of telesecretariaat betaalt en met wat er blijft liggen, niet met een licentie per gebruiker.
Hoe lang duurt het om dit op te zetten in onze praktijk?
Eerlijk antwoord: Tilcao is jong en werkt met pilootpraktijken, dus wij plakken er nog geen vast aantal dagen op. Wat de doorlooptijd bepaalt, weten wij wel: hoe volledig uw kennisbank is, hoe uw agenda en uw afspraaktypes zijn opgebouwd, en of er met uw pakket een koppeling mogelijk is. De eerste stap is klein, want doorschakelen en terugschakelen is een ingreep van niets. Zodra wij de opstart over meerdere praktijken gemeten hebben, zetten wij het cijfer hier.
Vervangt dit mijn onthaalmedewerker?
Nee, en dat is ook de bedoeling niet. Tilcao neemt het repetitieve werk over: de derde oproep tijdens een behandeling, de annulatie om 8u30, de recall-lijst, de bevestigingen en de herinneringen die no-shows helpen beperken. Wat overblijft, is het werk waarvoor patiënten net een mens willen: de bange patiënt, het moeilijke gesprek, de uitzondering die niemand op voorhand in een regel giet. Een persoon blijft bereikbaar, en de patiënt kan daar op elk moment in het gesprek om vragen.