Op deze pagina
Wie is verwerkingsverantwoordelijke en wie is verwerker?
Uw praktijk. De tandarts, of de vennootschap achter de praktijk, bepaalt waarom en hoe de patiëntgegevens verwerkt worden en is dus de verwerkingsverantwoordelijke. Tilcao, een AI-receptionist voor tandartspraktijken, verwerkt die gegevens in uw opdracht en is de verwerker. Dat is geen formaliteit: het bepaalt wie de patiënt moet antwoorden als hij iets vraagt, en bij wie de verantwoordelijkheid landt.
Artikel 28 van de GDPR vraagt daarvoor een geschreven verwerkersovereenkomst. Die moet er zijn vóór de praktijk live gaat, niet erna. Ze legt vast welke gegevens wij verwerken, waarvoor, hoe lang, wat er op het einde van het contract met die gegevens gebeurt, en welke subverwerkers wij inschakelen. Die subverwerkers staan met naam in een bijlage, niet in een algemene zin.
Voor de gewone verwerking steunt de praktijk op artikel 6, lid 1, b en f van de GDPR. Voor het gezondheidsgedeelte geldt artikel 9, lid 2, h, samen met artikel 9, lid 3: de verwerking gebeurt onder de verantwoordelijkheid van iemand die tot het beroepsgeheim gehouden is. Toestemming alleen is hier geen goede grondslag. Wie belt met pijn kiest niet vrij, en een toestemming zonder alternatief is geen keuze. Daarom is er altijd een uitweg naar een mens.
De toezichthouder in België is de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel. In het Frans heet ze Autorité de protection des données. Daar kan een patiënt klacht indienen, en dat mag u gerust letterlijk zo in uw eigen privacyverklaring zetten.
Wat wij vandaag niet hebben, zeggen wij liever zelf:
- Geen ISO 27001-certificaat en geen SOC 2-rapport.
- Geen externe audit en geen NIS2-conformiteitsclaim.
- Geen afgeronde gegevensbeschermingseffectbeoordeling, ook DPIA genoemd. De beoordeling voor uw verwerking is er een van uw praktijk; wij leveren de informatie die u ervoor nodig hebt.
- Geen eHealth-certificaat en geen koppeling met MyCareNet of de eHealthBox.
- De verwerkersovereenkomst en de lijst van subverwerkers krijgt u op aanvraag, vóór u iets ondertekent.
Welke patiëntgegevens raakt Tilcao aan, en welke niet?
Tilcao raakt wat nodig is om een afspraak te maken, en niet meer. Concreet: de naam, de geboortedatum, een telefoonnummer of e-mailadres, het afspraaktype en het moment in de agenda. Wat de patiënt zelf vertelt over de reden van zijn oproep komt in het gespreksverslag terecht, en dat is een gezondheidsgegeven.
Wat Tilcao niet aanraakt, is even belangrijk. Het schrijft nooit in het klinische dossier. Het komt niet in de RIZIV-stromen: het attesteert niet, factureert niet en raakt eAttest, eFact en eTar niet aan. Elektronische facturatie is voor tandartsen verplicht sinds 1 september 2025 en blijft volledig binnen uw praktijksoftware.
Tilcao heeft ook geen koppeling met MyCareNet of de eHealthBox, houdt geen eHealth-certificaat en heeft er geen nodig om een afspraak in te plannen. Die rails bestaan voor facturatie, verzekerbaarheid, Recip-e en het GMD. Agenda’s zitten daar niet in. De gevoeligste Belgische gegevensstromen liggen dus buiten het bereik van Tilcao, en dat is een geruststelling die wij liever expliciet maken.
Vóór de praktijk live gaat staat in alles wat naar een overzicht gaat een afspraaktypecode en niet het verhaal van de patiënt, dat in een aparte nota met beperkte toegang blijft. Vandaag toont het overzicht van het Tilcao-team het volledige transcript. Vóór datzelfde eerste gesprek worden rijksregisternummers, kaartnummers en volledige adressen er bij binnenkomst uitgehaald, en wordt een geboortedatum bewaard als datumveld en niet in de tekst van een transcript.
| Gegeven | Raakt Tilcao het aan? |
|---|---|
| Naam, geboortedatum, telefoonnummer, e-mailadres | Ja, om de patiënt te herkennen en te verwittigen |
| Afspraaktype, uur, behandelaar, stoel | Ja, om te boeken, te verzetten of te annuleren |
| Wat de patiënt zelf zegt over de reden van de oproep | Ja, als gezondheidsgegeven, in een aparte nota met beperkte toegang |
| Klinisch dossier, röntgenbeelden, behandelnota’s | Nee, nooit gelezen en nooit geschreven |
| eAttest, eFact, eTar, getuigschriften, derdebetaler | Nee, die blijven in uw praktijksoftware |
| MyCareNet, eHealthBox, verzekerbaarheid, GMD | Nee, geen koppeling en geen certificaat |
| Rijksregisternummer, kaartnummers, volledig adres | Vóór de praktijk live gaat: weggefilterd bij binnenkomst, niet bewaard in een transcript |
BronNIC en MyCareNet, lijst van erkende softwarepakketten voor tandartsen, versie 10 maart 2026
Worden de gesprekken opgenomen, en wat hoort de patiënt?
Ja, telefoongesprekken worden opgenomen, en de patiënt hoort dat in de openingszin, meteen na de begroeting. Hij hoort in diezelfde zin dat hij met een AI praat en niet met een mens. Dat staat niet in kleine letters onderaan een pagina: het wordt gezegd, hardop, aan het begin van het gesprek.
In België bestaat er geen verbod op het opnemen van een gesprek waaraan u zelf deelneemt. Artikel 344 van het Strafwetboek (vroeger artikel 314bis, §2) straft wel het gebruik van zo’n opname met bedrieglijk opzet of met het oogmerk te schaden. Daarnaast gelden de telecomwetgeving en de GDPR samen: elke deelnemer, de patiënt inbegrepen, moet vóór de opname weten dat er opgenomen wordt, waarvoor precies, en hoe lang de opname bewaard blijft. De openingszin van Tilcao zegt altijd het eerste, samen met de melding dat het een AI is. Het doel staat erin wanneer de formulering van de praktijk het noemt, zoals “dit gesprek wordt opgenomen om uw afspraak juist te noteren”. Het doel en de bewaartermijn staan ook in de privacyverklaring van de praktijk, de termijn zodra hij in de verwerkersovereenkomst vastligt.
Zo klinkt de openingszin van de demopraktijk op deze site, in de drie talen die Tilcao spreekt. U kunt de formulering aanpassen aan uw praktijk, maar de mededeling zelf kunt u niet weghalen.
- “Tandartspraktijk, goedendag, u spreekt met Sofie. Ik ben de AI-assistente van de praktijk en dit gesprek wordt opgenomen. U kunt op elk moment naar een collega vragen. Waarmee kan ik u helpen?”
- “Cabinet dentaire, bonjour, Sofie à l’appareil. Je suis l’assistante IA du cabinet et cet appel est enregistré. Vous pouvez demander une collègue à tout moment. Comment puis-je vous aider ?”
- “Dental practice, hello, Sofie speaking. I’m the practice’s AI assistant and this call is recorded. You can ask for a colleague at any time. How can I help you?”
Waar staan de gegevens en hoe lang blijven ze bewaard?
Niet alles blijft in de Europese Unie, en wij zeggen liever welk deel wel. Tilcao zelf draait bij Google Cloud in België, de databank bij Supabase in Ierland. De telefoonlijn blijft niet in de EU. Retell verwerkt het gesprek, de spraakherkenning en de stem in de Verenigde Staten, en heeft geen Europese regio. Het taalmodel komt van Anthropic en de telefoonnummers van Twilio, twee Amerikaanse bedrijven. WhatsApp-berichten lopen via de datacenters van Meta. Voor het eigen nummer van een praktijk zetten wij de opslag in de EU aan, al kan Meta een bericht tot een uur lang elders verwerken.
Vóór de praktijk live gaat is elke doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte gedekt door de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie of door het EU-VS-kader voor gegevensbescherming. Geen enkele Belgische wet verplicht een private praktijk om haar gegevens in België of in de EU te houden. De GDPR vraagt wel dat elke doorgifte buiten de EER benoemd en gedekt is. Daarvoor dient de bijlage bij de verwerkersovereenkomst. Telefonie, spraakherkenning, het taalmodel, de databank en WhatsApp staan er elk apart in, met wat ze doen en waar ze verwerken. Verandert er iets, dan krijgt de bijlage een nieuwe datum.
Het gesprek heeft zijn eigen klok. Een klinisch dossier wordt jarenlang bewaard, maar een telefoonopname mag die termijn niet erven. De ruwe audio gaat op de kortste termijn weg. Het gestructureerde verslag en de afspraakvelden blijven langer, want anders kunt u niet nakijken wat er in uw agenda gebeurd is. Een praktijk die een langere termijn wil, kan daarvoor kiezen, en die keuze staat in de overeenkomst.
Deze pagina toont bewust geen getal. De termijnen worden per praktijk in dagen en maanden vastgelegd in de verwerkersovereenkomst, vóór de praktijk live gaat, omdat de juiste termijn van de praktijk afhangt.
Vraagt een patiënt om wissing, dan komt dat verzoek bij u terecht, want u bent de verwerkingsverantwoordelijke. Vóór de praktijk live gaat werkt dat zo: u geeft ons de opdracht, wij voeren ze uit en u krijgt een bevestiging met datum en uur. De opname en het transcript verdwijnen. Wat blijft is wat u wettelijk moet bijhouden: de afspraak zelf in uw praktijksoftware, en een logregel die zegt dat er gewist is, zonder de gewiste inhoud. Gaat het verzoek over gegevens in uw eigen dossier, dan beoordeelt u dat zelf, want daar gaat Tilcao niet over.
Wat betekent het beroepsgeheim voor een AI aan de telefoon?
Het beroepsgeheim geldt onverkort, ook wanneer een AI de telefoon opneemt: wie namens de praktijk spreekt, valt onder dezelfde plicht. Artikel 352 van het Strafwetboek (vroeger artikel 458) bindt de tandarts en, in het verlengde daarvan, de medewerkers van de praktijk. Het staat los van de GDPR, het blijft gelden naast de GDPR, en een schending is strafrechtelijk. Dat een tandarts daar als eerste naar vraagt, is terecht.
De praktische vraag is dus wie bij ons een transcript kan inkijken. Dat is een beperkte groep die met naam gekend is. Vóór de praktijk live gaat, tekent elk van hen een geschreven geheimhoudingsverbintenis die het beroepsgeheim van de praktijk weerspiegelt, en wordt elke raadpleging gelogd, op naam. Uw patiëntgesprekken dienen om het werk van uw praktijk te doen en voor niets anders, en wat wij ermee wel en niet mogen, staat zwart op wit in de verwerkersovereenkomst.
Het beroepsgeheim werkt ook naar de beller toe. Voor Tilcao iets voorleest uit een dossier, controleert het eerst twee gegevens die overeenkomen: de familienaam of het gekende telefoonnummer, plus de geboortedatum. Zolang die controle niet gelukt is, noemt het de naam van de behandelaar niet, de reden van een afspraak niet, een andere afspraak niet en een openstaand bedrag niet. Vóór de praktijk live gaat geldt ook dat een derde niets krijgt, behalve een ouder of voogd van een minderjarige.
Wie ziet wat, wat wordt gelogd, en hoe zet u een workflow stil?
Vandaag kan alleen het team van Tilcao de dashboards openen. Vóór uw praktijk van start gaat, beslist u wie wat ziet. Rechten worden dan per rol gezet, niet per persoon die er toevallig naar vraagt. Het onthaal heeft de agenda en de contactgegevens nodig. Niet iedereen heeft de vrije nota nodig waarin staat wat de patiënt over zijn klacht gezegd heeft.
De gebruiker waarmee Tilcao in uw praktijksoftware of in uw agenda werkt, krijgt de smalste rechten die volstaan: de agenda lezen, afspraken aanmaken en verplaatsen van de types die u vrijgeeft, en annuleren. Niets meer. Geen toegang tot facturatie, geen toegang tot het klinische dossier.
Artikel 5, lid 2 van de GDPR vraagt dat u kunt aantonen dat u in orde bent, en dat kan alleen als het opgeschreven staat. Elk gesprek levert daarom een gestructureerde samenvatting op waarvan de uitkomst afgeleid is uit wat er echt in de agenda geschreven is, niet uit wat de agent gezegd heeft. Vandaag wordt elke actie van de assistent bij het gesprek bewaard: elke opzoeking, identiteitscontrole, boeking, verplaatsing, annulering en doorgave, met wat erin ging en wat eruit kwam. Vóór de praktijk live gaat wordt ook elke raadpleging van patiëntgegevens gelogd, door de assistent of door een mens, met het oproepnummer of de account, de uitkomst van de identiteitscontrole en de velden die voorgelezen zijn.
Vóór de praktijk live gaat kunt u een workflow stilzetten zonder ons te bellen, als er iets misloopt. Eén schakelaar per workflow, en vanaf dat moment doet die niets meer. Een gepauzeerde recall verstuurt geen enkel bericht, een gepauzeerde boeking schrijft niets in de agenda. De telefoon blijft ondertussen doen wat u wilt: opnemen en noteren, of meteen doorschakelen naar een nummer dat u aanduidt. De hele lijn terugnemen kan nu al: zet u de doorschakeling helemaal af, dan rinkelt uw toestel opnieuw zoals vroeger, vanaf het eerste uur van uw openingsuren.
| Veld in het auditspoor | Waarde |
|---|---|
| Tijdstip | donderdag 17 september 2026, 20u14 |
| Kanaal | Telefoon, inkomend |
| Identiteitscontrole | Twee gegevens komen overeen: naam en geboortedatum |
| Voorgelezen velden | Datum, uur en behandelaar van één afspraak |
| Actie in de agenda | Afspraak verzet van do 10u30 naar vr 11u00 |
| Bron van de uitkomst | Bevestigd door de agenda, niet door wat de agent zei |
| Toegepaste praktijkregel | Geen alarmsignaal gemeld, geen doorgave nodig |
| Bewaring | Verslag en afspraakvelden. Ruwe audio volgt de kortere termijn. |
Valt een AI-receptionist onder de Europese AI-verordening?
Gedeeltelijk, en het deel dat hier telt is de transparantieplicht. Sinds 2 augustus 2026 gelden de transparantieverplichtingen van artikel 50 van de Europese AI-verordening: wie met een AI-systeem praat, moet dat weten, tenzij het voor een redelijk geïnformeerd en oplettend persoon vanzelf spreekt. Die plicht geldt ongeacht of het systeem hoogrisico is, en de nationale markttoezichtautoriteiten kunnen ze vanaf die datum afdwingen. Tilcao zegt het daarom in de openingszin van elk gesprek.
Een agent die afspraken inplant is geen hoogrisicosysteem. Wij beweren dus niet dat er een conformiteitsbeoordeling voor hoogrisicosystemen gebeurd is, want die is er niet en die is hier ook niet vereist. Wij claimen evenmin een conformiteitsstatus onder die verordening als geheel. Wat wij doen, is de transparantieplicht uitvoeren zoals ze er staat, en de klinische lijn buiten de agent houden: Tilcao stelt geen diagnose, benoemt geen aandoening, weegt geen urgentie af en raadt geen geneesmiddel aan, ook geen vrij verkrijgbaar middel.
In België bestaat er geen Orde van tandartsen zoals er een Orde van artsen bestaat. Het toezicht loopt via de erkenning door FOD Volksgezondheid en via de Provinciale Geneeskundige Commissie, en de vertegenwoordiging via beroepsverenigingen waar aansluiten vrijwillig is. Er is dus geen Belgische beroepsinstantie die een regel heeft uitgevaardigd over een AI die patiënten te woord staat, en er is er ook geen die er een standpunt over gepubliceerd heeft. Wij leiden daar geen goedkeuring uit af, en u zou dat ook niet moeten doen.
BronEuropese Commissie over de transparantieverplichtingen van artikel 50 van de Europese AI-verordening
Wat praktijken ons vragen
Mag ik als tandarts patiëntengegevens door een AI laten verwerken?
Ja, als het kader klopt. U blijft verwerkingsverantwoordelijke, Tilcao is verwerker, en er is een verwerkersovereenkomst nodig vóór de praktijk live gaat. Voor het gezondheidsgedeelte steunt u op artikel 9, lid 2, h van de GDPR, gelezen samen met artikel 9, lid 3, dat de verwerking plaatst onder de verantwoordelijkheid van iemand die tot het beroepsgeheim gehouden is.
Waar worden de patiëntengegevens bewaard?
Niet allemaal in de EU. Tilcao draait bij Google Cloud in België en bewaart zijn databank bij Supabase in Ierland. Telefoongesprekken lopen via Retell, dat in de Verenigde Staten verwerkt. Ook Anthropic, voor het taalmodel, en Twilio, voor de nummers, zijn Amerikaanse bedrijven, en WhatsApp loopt via de datacenters van Meta. Vóór de praktijk live gaat zijn die doorgiften gedekt door de standaardcontractbepalingen of door het EU-VS-kader. Elke subverwerker staat met naam en regio in de bijlage bij de verwerkersovereenkomst, en die bijlage verandert met een datum erbij.
Is dit GDPR-conform en worden de gesprekken opgenomen?
De gesprekken worden opgenomen en de patiënt hoort dat in de openingszin, samen met de melding dat hij met een AI praat. GDPR-conform is geen label dat een leverancier zichzelf opplakt: het is de optelsom van uw grondslag, de verwerkersovereenkomst, de bewaartermijnen en de toegangsrechten. Wij leveren de onderdelen die aan onze kant liggen, en wij zetten ze op papier.
Is Tilcao ISO 27001- of SOC 2-gecertificeerd?
Nee. Er is geen ISO 27001-certificaat, geen SOC 2-rapport, geen externe audit en geen NIS2-claim, en wij tonen geen logo dat wij niet hebben. Wat er wel is, staat concreet op deze pagina en in de verwerkersovereenkomst: wie toegang heeft, wat er gelogd wordt en waar de gegevens staan.
Botst een opgenomen gesprek met het beroepsgeheim?
Niet op zichzelf, maar artikel 352 van het Strafwetboek (vroeger artikel 458) blijft naast de GDPR gelden en een schending is strafrechtelijk. Daarom is de groep die bij ons een transcript kan inkijken beperkt en met naam gekend, en vóór de praktijk live gaat, tekent elk van hen een geschreven geheimhoudingsverbintenis en wordt elke raadpleging gelogd. Vraag ons gerust wie er op die lijst staat voor u tekent.
Wat gebeurt er als een patiënt vraagt om zijn opname te laten wissen?
Het verzoek komt bij u terecht, want u bent de verwerkingsverantwoordelijke. Vóór de praktijk live gaat werkt dat zo: u geeft ons de opdracht, wij wissen de opname en het transcript, en u krijgt een bevestiging met datum en uur. De afspraak zelf en een logregel die zegt dat er gewist is, blijven bestaan, zonder de gewiste inhoud.
Heeft Tilcao een koppeling met MyCareNet of de eHealthBox?
Nee. Tilcao raakt de Belgische eHealth-rails niet aan, houdt geen eHealth-certificaat en staat niet op de lijst van erkende softwarepakketten van het NIC. Die rails staan voor facturatie, verzekerbaarheid, Recip-e en het GMD, en agenda’s zitten daar niet in. Om een afspraak in te plannen is geen van die dingen nodig.
Leest Tilcao de eID van de patiënt?
Nee. Tilcao leest geen eID, geen ISI+-kaart en geen Kids-ID. Vanaf 1 oktober 2026 moet u bij derdebetaler de identiteit van de patiënt bij elk contact in de praktijk nagaan, en dat gebeurt aan het onthaal met de kaart in de hand. Wat Tilcao wel doet, is in de bevestiging vermelden dat de patiënt zijn identiteitskaart meebrengt.
Bij wie kan een patiënt klacht indienen over zijn gegevens?
Bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, in het Frans de Autorité de protection des données. Uw praktijk is het eerste aanspreekpunt, want zij is de verwerkingsverantwoordelijke, en wij bezorgen u binnen de afgesproken termijn wat u nodig hebt om te antwoorden. De wet patiëntenrechten van 22 augustus 2002 is door de wet van 6 februari 2024, in werking sinds 4 maart 2024, nog aangescherpt op het vlak van begrijpelijke informatie en digitale inzage.