Op deze pagina
Welke AI-receptionist voor een tandartspraktijk in Leuven?
Tilcao is een AI-receptionist voor tandartspraktijken in Leuven en heel Vlaams-Brabant. Het neemt de telefoon en WhatsApp van uw praktijk op in het Nederlands, het Frans en het Engels, en boekt, verzet of annuleert de afspraak in uw agenda, waar de praktijksoftware dat toelaat. Rond Brussel belt de patiënt geregeld in het Frans, in Leuven in het Engels. U hoort het zelf op de demolijn, +32 460 23 23 00, per telefoon of op WhatsApp.
Of uw praktijk nu in Leuven, Vilvoorde, Halle, Tienen, Aarschot of Diest ligt, het werkt op dezelfde manier: uw nummer blijft en schakelt door naar Tilcao wanneer niemand opneemt, tijdens een behandeling of na de openingsuren. Andere AI-receptionisten staan naast elkaar vergeleken.
Hoeveel tandartsen telt Vlaams-Brabant?
Vlaams-Brabant telde op 31 december 2025 1.572 tandartsen met het recht om het beroep uit te oefenen, of 13,6% van de 11.521 tandartsen in België. Daarmee is het na Antwerpen de tweede provincie van het land. Het cijfer komt van FOD Volksgezondheid en is het fijnste geografische niveau dat België publiceert.
Voor de stad Leuven alleen bestaat geen officieel cijfer. Het provinciecijfer dekt bovendien twee arrondissementen: Leuven en Halle-Vilvoorde, dat tegen Brussel aanligt. Een praktijk in Vilvoorde werkt in een heel andere omgeving dan een praktijk in Tienen of Diest, ook al zitten ze in hetzelfde getal.
Het cijfer telt wie het beroep mag uitoefenen. Hoeveel agenda’s er elke voormiddag effectief opengaan, telt niemand. Dat verklaart waarom een patiënt vier praktijken kan bellen en vier keer een volle agenda of een patiëntenstop aan de lijn krijgt, en waarom de vijfde oproep die u wel opneemt meteen een nieuwe patiënt is.
BronFOD Volksgezondheid, HWF Jaarstatistieken 2025 (STATAN), tabel 77, toestand op 31 december 2025
In welke taal belt een patiënt in Leuven?
In het Nederlands, en vaker dan elders ook in het Engels. Leuven heeft een grote internationale studenten- en onderzoekersgemeenschap, en die mensen hebben net zo goed een controle, een beugel of een pijnklacht. Een Engelstalige oproep is in deze stad geen uitzondering die het onthaal er even bij neemt, maar een stuk van de gewone dagtaak.
Daarnaast loopt Vlaams-Brabant tot tegen Brussel. In Halle-Vilvoorde en in de rand hoort een praktijk geregeld Frans aan de lijn. Uw praktijk is Nederlandstalig en blijft dat. Alleen hoeft een Franstalige beller daarom nog niet te wachten tot er toevallig iemand vrij is die hem te woord kan staan.
De taal volgt dus de beller, ook halverwege een gesprek, en het verslag volgt de praktijk. Uw onthaal leest alles in het Nederlands terug, ongeacht in welke taal er gebeld is.
- Een onderzoeker belt in het Engels: het gesprek verloopt in het Engels, de afspraak staat in het Nederlands in uw agenda.
- Een patiënt uit de rand begint in het Frans: Tilcao gaat mee in het Frans en bevestigt per SMS of WhatsApp in dezelfde taal.
- Iemand schakelt halverwege over: de taal volgt de beller, de afspraaktypes en de regels van uw praktijk blijven dezelfde.
- Een patiënt vraagt naar een mens: Tilcao geeft door volgens de regel die u hebt opgeschreven, ongeacht de taal van het gesprek.
Wat betekent de faculteit tandheelkunde van de KU Leuven voor de praktijken in de stad?
De KU Leuven leidt tandartsen op en de tandheelkundige dienst van UZ Leuven is een van de grootste tandartsenteams van het land. Rond die twee zit een hoge concentratie van pas afgestudeerde tandartsen en van groepspraktijken die met meerdere behandelaars tegelijk werken. Dat is precies het profiel waar de telefoon het eerst pijn doet.
Meerdere behandelaars betekent meerdere agenda’s, meerdere afspraaktypes en meer oproepen die op hetzelfde moment binnenkomen. Een onthaal loopt daar niet vast omdat er te weinig volk is, maar omdat drie lijnen tegelijk rinkelen terwijl er iemand aan de balie staat en een behandelaar op een dossier wacht.
De instroom lost dat niet vanzelf op. Het aantal algemeen tandartsen in opleiding in België daalt drie jaar op rij. Een praktijk die vandaag groeit, kan er niet van uitgaan dat er volgend jaar zomaar een behandelaar bijkomt om de drukte op te vangen.
| Algemeen tandartsen in opleiding in België | Aantal |
|---|---|
| 2023 | 306 |
| 2024 | 293 |
| 2025 | 263 |
BronFOD Volksgezondheid, HWF Jaarstatistieken 2025 (STATAN), tabellen 49, 50 en 51
Wat doet Tilcao concreet voor een tandartsenpraktijk in Leuven?
Het neemt op, herkent de patiënt aan twee gegevens die overeenkomen, kijkt in de echte beschikbaarheid van uw agenda en handelt het gesprek af. Wat Tilcao mag boeken, verzetten of annuleren, bepaalt u per afspraaktype. Wat het over uw praktijk mag antwoorden, staat in een kennisbank die u zelf beheert. Het volledige verloop van een oproep staat bij de AI-receptionist voor tandartspraktijken.
Elk gesprek levert een gestructureerde samenvatting en een auditspoor op: wie belde, wat er gevraagd is, welke regel er toegepast is en wat er in de agenda veranderd is. Tilcao raakt de RIZIV-stromen niet aan. Het attesteert niet, factureert niet en schrijft niets in een dossier.
- Een annulatie van 9u00 die u anders pas in de namiddag opmerkt, gaat meteen naar de wachtlijst.
- Wie buiten de openingsuren belt, krijgt een gesprek in plaats van een voicemail, ook ’s avonds en op een brugdag.
- Wat de agent over conventie of terugbetaling mag zeggen, staat in uw kennisbank. Een bedrag dat er niet in staat, wordt niet geschat.
Hoe werkt dit in een groepspraktijk met meerdere agenda’s?
Per behandelaar, niet per praktijk. Elke tandarts heeft eigen uren, eigen afspraaktypes en een eigen agenda, en Tilcao boekt enkel in wat u per agenda vrijgeeft. Wie naar een bepaalde behandelaar vraagt, blijft in die agenda. Wie geen voorkeur heeft, krijgt het eerste passende moment bij de behandelaars die u voor dat afspraaktype hebt aangeduid.
De verslagen volgen dezelfde indeling. Een gesprek over de agenda van één behandelaar komt bij die agenda terecht, een vraag over de praktijk zelf komt bij het onthaal. Zo hoeft niemand ’s ochtends de volledige lijst van oproepen door te nemen om de twee te vinden die hem aangaan.
Groeit het team, dan verandert er aan de telefoon niets. Een extra behandelaar is een extra agenda met eigen regels, geen extra lijn die iemand moet opnemen. Dat is precies waarom dit in Leuven het eerst opvalt: rond de faculteit en het ziekenhuis werken de praktijken vaker met meerdere behandelaars tegelijk.
Wat praktijken ons vragen
Hoeveel tandartsen zijn er in Leuven?
Daar bestaat geen officieel cijfer voor. België publiceert het aantal tandartsen per gewest en per provincie, niet per gemeente. Voor Vlaams-Brabant waren dat er 1.572 op 31 december 2025, of 13,6% van het land. Elk cijfer dat u voor de stad Leuven alleen ziet, komt uit een gids of een eigen telling.
Spreekt de AI Engels met de internationale patiënten die in Leuven bellen?
Ja. Tilcao voert het volledige gesprek in het Engels, van de herkenning tot de bevestiging, en boekt in dezelfde agenda als alle andere afspraken. In een universiteitsstad is dat geen uitzonderingsscenario maar dagelijkse kost. Het verslag voor uw team blijft in het Nederlands.
Wij liggen in de rand rond Brussel. Wat als een patiënt in het Frans belt?
Dan verloopt het gesprek in het Frans. Vlaams-Brabant loopt tot tegen Brussel en in Halle-Vilvoorde is een Franstalige oproep doodgewoon. Uw praktijk blijft Nederlandstalig: de taal van de beller verandert niets aan uw agenda, uw afspraaktypes of uw verslagen.
Werkt dit samen met DentAdmin, CareConnect Dentist of Crossuite?
Tilcao is zelf geen praktijksoftware en vervangt uw systeem niet. Het raakt enkel de agenda aan, en houdt zich buiten het dossier en de facturatie. Of er voor uw pakket vandaag een koppeling bestaat, bekijken we per praktijk, en bestaat ze niet, dan handelt Tilcao het gesprek af en laat het een gestructureerde taak achter voor het onthaal.
Wat gebeurt er als een patiënt belt met hevige tandpijn?
Tilcao beoordeelt de klacht niet. Het stelt geen diagnose, weegt geen urgentie af en raadt geen pijnstiller of dosis aan. Het stopt met boeken, past de geschreven regel van uw praktijk toe, herhaalt het afgesproken nummer twee keer en geeft door aan de persoon of de dienst die u hebt aangeduid.
Neemt het ook op buiten de openingsuren en tijdens de wachtdienst?
Ja, en u beslist zelf welke uren u doorschakelt. Dat vult een reële leemte: de Nederlandstalige tandartswachtdienst voor Vlaanderen en Brussel loopt enkel in het weekend, op feestdagen en op brugdagen. Wie op een gewone dinsdag om 21u00 belt, valt buiten die wachtdienst en buiten uw openingsuren tegelijk. Tilcao vervangt de wachtdienst niet: het neemt uw eigen lijn op.
Is dit GDPR-conform en waar blijven de gegevens?
Uw praktijk is de verwerkingsverantwoordelijke en Tilcao is de verwerker, met een verwerkersovereenkomst vóór de praktijk live gaat. Wij noemen elke subverwerker met naam en regio in de bijlage bij die overeenkomst, ook de Amerikaanse leveranciers van de stem en het taalmodel. In die overeenkomst krijgt ruwe audio een korte bewaartermijn die losstaat van die van het patiëntendossier. De patiënt hoort in de openingszin, meteen na de begroeting, dat hij met een AI-systeem praat, zoals artikel 50 van de EU AI Act sinds 2 augustus 2026 vraagt.
Kan ik Tilcao zelf uitproberen?
Ja. Bel +32 460 23 23 00 of stuur een WhatsApp-bericht naar dat nummer: Tilcao neemt op als demopraktijk. Speel de patiënt, in het Nederlands of in het Frans, zoals een beller uit de Rand dat zou doen. Op deze site staan ook volledige opgenomen gesprekken.