Een AI-receptionist voor tandartspraktijken in de provincie Antwerpen

Hoeveel tandartsen telt de provincie Antwerpen?

Op 31 december 2025 waren dat er 1.685. Dat is 14,6% van de 11.521 tandartsen die op die datum het recht hadden om in België te werken en hier gedomicilieerd waren. Geen enkele andere provincie telt er meer. Vlaams-Brabant volgt met 1.572, het Brussels Hoofdstedelijk Gewest met 1.529 en Oost-Vlaanderen met 1.476.

De provincie groeit ook in absolute cijfers. In 2023 stonden er 1.569 tandartsen geteld, in 2025 waren het er 1.685, een aangroei van 116. Limburg, de kleinste Vlaamse provincie, ging in diezelfde periode van 767 naar 784.

Eén ding hoort daar meteen bij, anders leest u het cijfer verkeerd. Het telt het recht om te werken en niet de bemande stoelen: wie gestopt is of buiten de zorg werkt en zijn praktijkrecht behoudt, staat er nog in. Het provinciecijfer is dus een bovengrens en geen personeelsbestand.

FOD Volksgezondheid, HWF Jaarstatistieken 2025 (STATAN), tabellen 76 en 77, gegevens op 31/12/2025

Waarom blijft de telefoon in Antwerpen rinkelen?

Omdat de bevolking sneller groeit dan de instroom van tandartsen. Het aantal tandartsen per inwoner daalt terwijl het absolute aantal stijgt: van 7,8 per 10.000 inwoners in 2020 naar 7,6 in 2022 en 7,2 in 2023. In de dichtstbevolkte provincie van het land merkt u dat het eerst.

Voor uw onthaal verschuift daardoor het werk. Er bellen meer mensen dan u kunt aannemen, en de sortering aan de telefoon wordt belangrijker dan de agenda zelf: wie is al patiënt, wie moet snel gezien worden, wie kan wachten en wie stuurt u beter door naar een collega. Dat is precies het gesprek dat verloren gaat wanneer de lijn bezet is.

Tegelijk weegt elk uur dat leeg blijft zwaarder. Een annulatie die u pas in de namiddag opmerkt, is in een volle agenda een uur dat u niet terugkrijgt, terwijl er mensen op uw wachtlijst staan die het graag hadden ingenomen.

VRT NWS over de wachttijden bij tandartsen, 4 november 2025, op basis van cijfers van de FOD Volksgezondheid

In welke taal belt een patiënt een tandartspraktijk in Antwerpen?

In het Nederlands, meestal. Antwerpen ligt in het Nederlandse taalgebied en dat is ook de taal van het onthaal. Maar het is tegelijk de meest internationaal gemengde stad van Vlaanderen, en dat hoort u aan de telefoon. Een patiënt die enkel Engels spreekt, is in een Antwerpse praktijk geen uitzondering die u één keer per maand tegenkomt.

Dat is een ander vraagstuk dan in Brussel. Brussel is wettelijk tweetalig en een praktijk daar krijgt de hele dag door Nederlands en Frans aan de lijn. In Antwerpen ligt het zwaartepunt duidelijk bij het Nederlands, met het Engels ernaast en af en toe een Franstalige beller uit de rest van het land. Wie aan het onthaal staat, moet dus vlot kunnen schakelen, en dat maakt die vacature moeilijker dan ze op papier lijkt.

Tilcao voert het gesprek in het Nederlands, het Frans of het Engels en wisselt van taal wanneer de patiënt dat doet, binnen hetzelfde gesprek. De Nederlandstalige stem is op het gehoor gekozen, voor Vlaamse oren. Dat is geen detail: een Hollands accent aan de telefoon van een Antwerpse praktijk is het eerste wat een patiënt opmerkt.

• Nederlands als standaardtaal van de praktijk.
• Engels zonder dat de patiënt daarom moet vragen.
• Frans voor bellers uit Brussel en Wallonië.
• Taalwissel midden in hetzelfde gesprek, zonder opnieuw te beginnen.
• Het gespreksverslag voor uw team komt altijd in de taal van de praktijk.

Wat doet Tilcao in een Antwerpse tandartsenpraktijk?

Het neemt op, herkent wie er belt en handelt het gesprek af in uw eigen systeem. Er komt geen tweede agenda bij en er wordt geen uur verzonnen. Wat tijdens het gesprek beslist wordt, staat in de software waarin uw team de volgende ochtend ook werkt.

Daarnaast antwoordt het op vragen over de praktijk uit een kennisbank die u zelf beheert. Welke tandarts op welke voormiddag werkt, waar de patiënt parkeert, of de tandarts geconventioneerd is: het antwoord komt uit wat u hebt ingegeven en uit niets anders. Bedragen die er niet in staan, schat Tilcao niet.

In een grote stad komen er voortdurend nieuwe inwoners bij, en dus ook de vraag of u nog nieuwe patiënten aanneemt. Dat antwoord hoeft geen mens te geven, en het is beter dat het elke keer hetzelfde is: uw regel, in uw woorden, ook om 22u00.

• Leest niets uit een dossier voor zolang de identificatie niet klopt.
• Boekt, verzet en annuleert enkel de afspraaktypes die u vrijgeeft.
• Zet een uur dat vrijkomt na een annulatie meteen uit naar uw wachtlijst, in plaats van te wachten tot iemand de agenda naleest.
• Verwittigt de patiënt per SMS of WhatsApp op zijn GSM en herinnert hem de dag voordien.
• Volgt patiënten op die te laat zijn voor hun controle, met berichten die u hebt goedgekeurd.
• Laat na elk gesprek vastliggen wie er belde, wat er gevraagd is en wat er in de agenda veranderd is.
• Stopt met boeken zodra er pijn of een ander alarmsignaal valt, en geeft door aan wie u hebt aangeduid, of dat nu het onthaal is of uw eigen GSM.

Wat gebeurt er met een oproep om 20u00?

De meeste avondoproepen gaan niet over pijn. Iemand boekt een controle, iemand wil zijn afspraak van donderdagnamiddag verzetten, iemand vraagt of u nog nieuwe patiënten aanneemt. Tilcao handelt die gesprekken volledig af en zet ze meteen in de agenda, zodat uw onthaal de volgende ochtend geen stapel voicemails vindt maar afspraken die al vastliggen.

De wachtdienst vangt dat niet op. De Nederlandstalige tandartswachtdienst dekt alleen weekends, feestdagen en brugdagen, en zelfs dan niet de hele dag. Een patiënt die op een gewone woensdagavond belt, valt dus buiten uw openingsuren en buiten de wachtdienst tegelijk, en die oproep komt nergens terecht tenzij uw praktijk zelf iets geregeld heeft.

Gaat het wel om pijn, zwelling, bloeding of trauma, dan stopt Tilcao met boeken en volgt het uw eigen urgentieregel, ook om 20u00. Het beoordeelt de klacht niet en bepaalt de route niet zelf.

Wachtdienstinformatie van tandarts.be, geraadpleegd in september 2026

Moeten wij ons telefoonnummer of onze manier van werken veranderen?

Nee. U houdt uw eigen nummer en schakelt het door naar Tilcao op de momenten die u kiest. De patiënt belt hetzelfde nummer als altijd en merkt aan de lijn enkel dat er wordt opgenomen. Zet u de doorschakeling uit, dan rinkelt de telefoon opnieuw zoals vroeger.

Doorschakelen per situatie is meestal het verstandigste begin. Ligt uw drukte in de voormiddag en rond de middagpauze, dan zijn dat net de momenten waarop uw onthaal al aan de lijn hangt terwijl er een tweede patiënt belt. Die tweede oproep is degene die u vandaag verliest.

Wat er daarna in uw agenda gebeurt, hangt af van de koppeling met uw pakket. Bestaat die voor uw systeem nog niet, dan handelt Tilcao het gesprek af, noteert het alles correct en laat het een gestructureerde taak achter die uw onthaal in enkele seconden verwerkt.

• Enkel wanneer de lijn bezet is: de tweede beller krijgt een gesprek in plaats van een bezettoon.
• Enkel wanneer de telefoon een aantal keer is overgegaan zonder dat iemand kon opnemen.
• Enkel buiten de openingsuren: ’s avonds, in het weekend en op een brugdag.
• Altijd, met doorgeven aan een persoon zodra uw eigen regel dat vraagt.