AI-receptionist voor een tandartspraktijk in Gent en Oost-Vlaanderen
Tilcao neemt de telefoon en de WhatsApp-berichten van uw tandartspraktijk in Gent op, in het Nederlands, het Frans en het Engels, en boekt de afspraak in uw eigen agenda. Het herkent de patiënt, kijkt in de echte beschikbaarheid, verzet en annuleert, en verwittigt de patiënt daarna. Oost-Vlaanderen telde op 31 december 2025 1.476 tandartsen, 12,8% van alle tandartsen in België, en dat is meteen het fijnste officiële cijfer dat bestaat: per stad publiceert België niets. Een klacht beoordeelt het nooit. Wie pijn heeft, komt bij uw eigen urgentieregel terecht en bij een mens.
Laatst bijgewerkt
Hoeveel tandartsen telt Oost-Vlaanderen?
Op 31 december 2025 hadden 1.476 tandartsen in Oost-Vlaanderen het recht om de praktijk uit te oefenen. Dat is 12,8% van de 11.521 tandartsen in het land en maakt van Oost-Vlaanderen de vierde provincie van België en de derde van Vlaanderen, na Antwerpen en Vlaams-Brabant.
Verder dan de provincie gaat de teller niet. FOD Volksgezondheid publiceert per gewest en per provincie, en Gent heeft geen eigen officieel cijfer. Het getal telt bovendien wie het beroep mag uitoefenen, niet wie er deze week een agenda openzette, dus lees het als een bovengrens.
Een agent aan de telefoon maakt geen tandartsen bij. Wat hij wel doet, is verhinderen dat de plaatsen die u wel hebt leeg blijven omdat er niemand kon opnemen.
FOD Volksgezondheid, HWF Jaarstatistieken 2025 (STATAN), Tabel 77, toestand op 31 december 2025
In welke taal belt uw patiënt in Gent?
In het Nederlands, in verreweg de meeste gevallen. Oost-Vlaanderen ligt volledig in het Nederlandse taalgebied en uw onthaal is daarop ingericht. Precies daarom loopt de tiende oproep stroef: een team dat negen keer op tien Nederlands spreekt, heeft zelden iemand klaarstaan voor de uitzondering.
Die uitzonderingen zijn wel echt. UGent, naast KU Leuven een van de Vlaamse universiteiten met een opleiding tandheelkunde, brengt internationale studenten, onderzoekers en hun gezinnen naar de stad, en een deel van hen belt in het Engels. In het zuiden van de provincie, rond Ronse en de grens met Henegouwen, is Frans evenmin een zeldzaamheid. Voor één zo’n oproep per week neemt geen enkele praktijk een extra medewerker aan, en toch moet die oproep beantwoord worden.
Tilcao begint in het Nederlands en wisselt binnen hetzelfde gesprek naar het Frans of het Engels zodra de patiënt dat doet. De samenvatting voor uw team komt altijd in het Nederlands terug, met de uren zoals u ze schrijft: een controle op donderdag om 9u00, een voorkeur voor de voormiddag of de namiddag.
Blijft er één Vlaamse bedenking over, en het is een terechte: klinkt die stem Vlaams of Hollands. Voor een patiënt die de praktijk al twintig jaar belt, is dat geen detail. Beslis het met uw oor en niet met een belofte op een webpagina. De demo op deze site neemt op, en u speelt de patiënt.
Draait Tilcao samen met Titanium, DentAdmin of CareConnect?
Twee bedrijven die tandartssoftware voor Vlaanderen bouwen, zitten in de Gentse regio. Flexsoft, de maker van Titanium, is gevestigd in Sint-Denijs-Westrem. HealthConnect, dat Helena Pro Calendar maakt, de agenda die vroeger Progenda heette, zit in Gent. De leverancier van uw agenda staat hier dus mogelijk in dezelfde provincie als uw praktijk.
Dichtbij maakt een koppeling niet vanzelf eenvoudig. Deze pakketten draaien op de pc’s in uw praktijk en publiceren geen open interface, dus de weg loopt via de online agenda die erboven hangt. Eén uitzondering is het vermelden waard en staat in de tabel: CLICKDOC, de agenda die door DentAdmin zelf gebouwd is, heeft wel een publiek gedocumenteerde interface.
Wat er voor uw installatie mogelijk is, bekijken we per praktijk. Bestaat er nog geen koppeling, dan werkt Tilcao in notitiemodus: het gesprek volledig afhandelen, alles correct noteren en een gestructureerde taak achterlaten voor het onthaal.
| Systeem | Wie en waar | Hoe Tilcao aansluit |
|---|---|---|
| Titanium | Flexsoft, Sint-Denijs-Westrem bij Gent | Lokale Windows-installatie, geen publieke API. Via de boekingslaag of in notitiemodus, te bekijken per praktijk. |
| Helena Pro Calendar, vroeger Progenda | HealthConnect, Gent | Boekingslaag. De leverancier adverteert een volledige koppeling met CareConnect Dentist. |
| DentAdmin (CGM DentAdmin) | Belgiëbreed, sterk in Vlaanderen | De online agenda CLICKDOC heeft wel een publiek gedocumenteerde API. Vandaag de meest concrete weg. |
| CareConnect Dentist | Corilus, Belgiëbreed | Geen publieke API gevonden. Via de boekingslaag of in notitiemodus. |
NIC, lijst van erkende softwarepakketten voor tandartsen op mycarenet.be, versie 10 maart 2026
Wat neemt Tilcao over van het onthaal?
De repetitieve helft van de telefoon. Niet het oordeel, niet de zorg, niet het gesprek met de patiënt die aan het onthaal staat. Wel de oproepen die vandaag wegvallen omdat uw medewerker al aan de lijn is.
- Herkent de patiënt aan twee gegevens die overeenkomen, bijvoorbeeld naam en geboortedatum, voor er iets uit het dossier wordt voorgelezen.
- Kijkt in de echte beschikbaarheid van uw agenda en verzint geen uur.
- Boekt, verzet en annuleert de afspraaktypes die u vrijgeeft, en verwittigt de patiënt per SMS of WhatsApp op het GSM-nummer in het dossier.
- Biedt een moment dat vrijkomt na een annulatie aan de patiënten van uw wachtlijst aan.
- Beantwoordt vragen over openingsuren, ligging, parkeren, of de tandarts geconventioneerd is en wat de mutualiteit terugbetaalt, uit een kennisbank die u zelf beheert. Prijzen die er niet in staan, schat het niet.
- Volgt recalls op, ook de patiënten die al meer dan een jaar niet op controle zijn geweest.
- Zet in elke bevestiging dat de patiënt zijn identiteitskaart meebrengt. Wie derdebetaler elektronisch toepast, moet de identiteit van de patiënt vanaf 1 oktober 2026 bij elk contact nagaan.
- Levert per gesprek een gestructureerde samenvatting en een auditspoor, ook wanneer er niets geboekt is.
Telesecretariaat of AI-receptionist voor een tandartspraktijk?
Een telesecretariaat is een bemand secretariaat op afstand: mensen nemen uw telefoon op tijdens de uren die u afspreekt, noteren de vraag en geven ze door of boeken in de agenda waartoe ze toegang hebben. Het is in België een volwassen dienst en voor een praktijk die vooral overdag onbereikbaar is, kan het het juiste antwoord zijn. Wij doen niet alsof dat niet zo is.
Het verschil zit in de uren en in wat er met de oproep gebeurt. Mensen werken op bemande uren, een agent niet. En waar een secretariaat vaak een boodschap doorgeeft, kijkt Tilcao in de echte beschikbaarheid, schrijft het de afspraak weg en laat het een gestructureerd verslag na.
Die vergelijking is in Gent niet theoretisch. HealthConnect, dat hier Helena Pro Calendar uitbaat, verkoopt daarnaast Ringphone, een medisch telesecretariaat. De twee modellen zitten dus letterlijk in dezelfde stad. Welke bij u past, hangt af van wanneer uw telefoon rinkelt en van wat er met die oproep moet gebeuren.
| Telesecretariaat | Tilcao | |
|---|---|---|
| Wie neemt op | Een medewerker op afstand | Een AI-agent, met doorgeven aan een persoon volgens uw regel |
| Wanneer | Tijdens de bemande uren van de dienst | Op de uren die u doorschakelt, ook ’s avonds en op een brugdag |
| Talen | De talen die de dienst die dag bemant | Nederlands, Frans en Engels, ook binnen hetzelfde gesprek |
| Wat de oproep oplevert | Een boodschap of een boeking binnen de gemaakte afspraken | Een afspraak in uw eigen agenda en een gestructureerd verslag |
| Pijn en urgenties | Een mens aan de lijn | Geen beoordeling, altijd doorgeven volgens uw geschreven regel |
Wat praktijken ons vragen
Hoeveel tandartsen zijn er in Gent?
Dat cijfer bestaat officieel niet. België publiceert tandartsaantallen per gewest en per provincie en niet fijner. Voor Oost-Vlaanderen staat de teller op 1.476 tandartsen op 31 december 2025, 12,8% van het land, volgens de HWF Jaarstatistieken 2025 van FOD Volksgezondheid. Een cijfer voor de stad Gent is altijd een schatting.
Werkt Tilcao samen met Titanium van Flexsoft?
Titanium draait lokaal op Windows en publiceert geen open API, net als de andere Belgische tandheelkundige pakketten. Er bestaat dus geen kant-en-klare koppeling die wij zomaar aanzetten. In de praktijk sluiten we aan op de boekingslaag waar die er is, of werkt Tilcao in notitiemodus en laat het een gestructureerde taak achter voor het onthaal. Wat voor uw installatie mogelijk is, bekijken we samen voordat u iets beslist.
Klinkt de stem Vlaams of Nederlands?
De stemmen zijn op het gehoor gekozen en niet uit een lijst geplukt, precies omdat dit in Vlaanderen de eerste bedenking is. Toch is het niet aan ons om dat te beoordelen. Bel de demo op deze site en luister. Klinkt ze niet zoals u wilt, dan is dat een geldig antwoord en hoeven wij het gesprek niet verder te voeren.
Onze patiënten spreken Nederlands. Waarom zou ik Frans en Engels nodig hebben?
Voor de meeste oproepen in Oost-Vlaanderen hebt u ze niet nodig, en dat zeggen wij liever zelf. Het gaat om de handvol oproepen per week die vandaag stroef lopen: een Engelstalige onderzoeker of student uit de UGent-omgeving, of een Franstalige patiënt uit het zuiden van de provincie. Tilcao begint altijd in het Nederlands en wisselt alleen wanneer de patiënt dat doet.
Vervangt dit onze onthaalmedewerker?
Nee. Tilcao neemt de oproepen op die vandaag wegvallen omdat uw medewerker al aan de lijn is of een patiënt aan het onthaal helpt. In een tandartsenpraktijk met meerdere stoelen is dat het grootste deel van de piek tussen 8u00 en 10u00. Het werk dat een mens beter doet, het gesprek aan het onthaal en het oordeel over een klacht, blijft bij uw team.
Wat gebeurt er als een patiënt belt met hevige tandpijn?
Tilcao stelt geen diagnose en benoemt geen aandoening. Het zegt ook niet dat iets kan wachten, en het raadt geen pijnstiller aan. Wat het wel doet: stoppen met boeken, uw eigen urgentieregel voorlezen zoals u ze geschreven hebt, en doorgeven aan de persoon of het nummer dat u hebt aangeduid. Beoordelen blijft het werk van de tandarts.
Weet de patiënt dat hij met een AI praat?
Ja, hij hoort het in de eerste zin. Sinds 2 augustus 2026 verplicht artikel 50 van de EU AI Act dat een beller weet dat hij met een AI-systeem spreekt. Die verplichting geldt los van de vraag of een systeem hoogrisico is, en een boekingsagent is dat niet. Wie liever een mens spreekt, vraagt erom en wordt doorgegeven.
Kan het patiënten verwittigen voor het mondzorgtraject?
Ja, als opvolging en niet als advies. Het mondzorgtraject van het RIZIV werkt anders dan een recall van zes maanden: bij min-achttienjarigen moeten de twee terugbetaalde mondonderzoeken in verschillende semesters vallen, en vanaf 19 jaar houdt terugbetaalde zorg in het vorige kalenderjaar de patiënt in het traject en dus op het lagere remgeld. Tilcao verwittigt de patiënten die u selecteert, met uw eigen tekst. De voorwaarden en bedragen komen van het RIZIV en wijzigen, dus laat die door uw praktijk nakijken voor ze in een bericht staan.
Hebt u al tandartspraktijken in Gent als klant?
Nee, en wij tonen geen namen of resultaten die er niet zijn. Tilcao is jong. Wat er wel is, kunt u zelf uitproberen: de demopraktijk op deze site neemt op, met fictieve patiënten en een fictieve agenda, en u speelt de patiënt. Daarna bekijken we in een gesprek van dertig minuten wat er in uw eigen agenda en uw eigen software mogelijk is.