Politique de confidentialité
Cette page explique quelles données personnelles Tilcao traite, pourquoi, qui d’autre les traite et comment les faire effacer. Il y a deux cas. Quand vous visitez ce site ou essayez la démo, Tilcao décide de ce qu’il advient de vos données. Quand vous appelez ou écrivez à un cabinet dentaire qui utilise Tilcao, c’est le cabinet qui décide, et Tilcao travaille pour lui dans le cadre d’un contrat écrit.
Tilcao est le système d’exploitation du cabinet dentaire en Belgique, avec un agent IA d’accueil qui répond au téléphone et sur WhatsApp, identifie le patient et prend, déplace ou annule les rendez-vous dans le logiciel du cabinet, en français, en néerlandais et en anglais.
Dernière mise à jour
Qui est responsable de vos données ?
Pour ce site et sa démo, Tilcao est responsable du traitement. Vous pouvez nous écrire à privacy@tilcao.com.
Pour les appels, messages WhatsApp et conversations avec un cabinet dentaire qui utilise Tilcao, le cabinet est responsable du traitement et Tilcao est son sous-traitant au sens de l’article 28 du RGPD. Tilcao n’agit que sur instruction du cabinet. Les questions sur ces données vont d’abord au cabinet. Vous pouvez aussi nous écrire, nous les transmettons.
Que collectons-nous sur ce site ?
Seulement ce dont le site a besoin pour fonctionner et pour vous répondre. Nous ne le vendons pas et ne l’utilisons pas pour de la publicité.
La base légale est notre intérêt légitime à faire fonctionner et à améliorer le site (article 6, paragraphe 1, f, du RGPD). Pour une réservation de démo ou un e-mail, ce sont les mesures que vous avez demandées avant un éventuel contrat (article 6, paragraphe 1, b).
- Les pages visitées, comptées avec PostHog. Rien n’est stocké sur votre appareil, aucun cookie n’est déposé et aucun profil de vous n’est créé.
- Ce que vous écrivez ou dites dans la démo : le texte, et pour une démo vocale l’audio et sa transcription. Le cabinet de la démo est fictif, n’y partagez donc pas de vraies informations de santé.
- Si vous réservez une démo : votre nom, votre adresse e-mail et ce que vous ajoutez, via Calendly.
- Si vous nous écrivez : votre adresse e-mail et votre message.
Que traitons-nous pour un cabinet dentaire ?
Quand vous appelez, écrivez sur WhatsApp ou discutez avec un cabinet qui utilise Tilcao, nous traitons ce qu’il faut pour vous répondre et gérer votre rendez-vous, sur instruction du cabinet.
Chaque appelant entend dès la première phrase qu’il parle à une IA et que l’appel est enregistré. Tilcao ne lit ni n’écrit jamais dans votre dossier médical.
- Votre numéro de téléphone ou de WhatsApp.
- Votre nom et votre date de naissance, pour retrouver votre dossier.
- Votre rendez-vous : type, praticien, date et heure.
- Le motif de la visite, dans vos propres mots.
- L’enregistrement de l’appel ou les messages, et leur transcription.
- Un court résumé de ce qui a été demandé et de ce qui a été fait.
Comment utilisons-nous les messages WhatsApp ?
Les messages que vous envoyez à un cabinet sur WhatsApp arrivent chez Tilcao via la plateforme WhatsApp Business de Meta. Nous les utilisons uniquement pour vous répondre et gérer votre rendez-vous, au nom du cabinet.
Nous ne les utilisons pas pour de la publicité, ne les vendons pas et ne les partageons avec personne en dehors des prestataires ci-dessous. Un cabinet ne vous écrit en premier, par exemple pour un rappel, que si vous l’avez accepté.
Qui d’autre traite les données ?
Un petit nombre de prestataires fait une partie du travail, chacun sous un contrat de sous-traitance. Nos serveurs et notre base de données tournent dans l’UE : Google Cloud en Belgique et Supabase en Irlande.
Plusieurs prestataires sont établis aux États-Unis, les données peuvent donc y être traitées. Ces transferts reposent sur le cadre de protection des données UE-États-Unis ou sur les clauses contractuelles types de la Commission européenne.
| Prestataire | Ce qu’il fait |
|---|---|
| Google Cloud | Fait tourner le service Tilcao, en Belgique |
| Supabase | La base de données, en Irlande |
| Retell AI | Appels téléphoniques et vocaux : reconnaissance vocale et voix |
| Anthropic | Le modèle de langage qui rédige les réponses |
| Meta | Les messages WhatsApp |
| Twilio | Numéros de téléphone et acheminement des appels |
| Vercel | Héberge ce site |
| PostHog | Compte les visites du site, sans cookies |
| Calendly | Les réservations de démo |
| Google Workspace | L’e-mail |
Combien de temps les gardons-nous ?
Pas plus longtemps que ne l’exige le but pour lequel elles ont été collectées.
- Conversations de démo : tant que nous en avons besoin pour améliorer la démo. Vous pouvez nous demander d’effacer les vôtres à tout moment.
- Réservations de démo et e-mails : tant que nous sommes en contact à leur sujet.
- Conversations avec les patients : les durées convenues avec le cabinet et inscrites dans son contrat de sous-traitance. L’enregistrement est effacé en premier.
- Visites du site : comptées sans être reliées à vous.
Quels sont vos droits ?
Vous pouvez demander l’accès à vos données, leur rectification, leur effacement, la limitation du traitement ou une copie dans un format portable, et vous pouvez vous opposer à leur utilisation. Écrivez à privacy@tilcao.com, nous répondons dans le mois.
Pour les données que nous traitons pour un cabinet, c’est le cabinet qui répond en tant que responsable du traitement, et nous l’aidons à le faire dans ce délai.
Vous pouvez aussi introduire une plainte auprès de l’autorité belge, l’Autorité de protection des données, rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles.
Comment faire effacer mes données ?
Écrivez à privacy@tilcao.com avec pour objet « Effacer mes données ». Indiquez le numéro de téléphone, le numéro WhatsApp ou l’adresse e-mail utilisés, et à peu près quand.
Nous effaçons dans le mois les enregistrements, messages, transcriptions et résumés que Tilcao conserve, et nous le confirmons par e-mail. Si vous avez parlé à un cabinet, nous le prévenons et effaçons sur son instruction. Ce que le cabinet doit garder par la loi, comme votre dossier médical, reste dans ses propres systèmes et n’est pas touché.
Les messages dans votre propre application WhatsApp restent sur votre téléphone. Vous pouvez supprimer cette conversation vous-même dans WhatsApp.
Comment sont-elles protégées ?
Les données circulent chiffrées. Seules les personnes qui en ont besoin pour faire tourner le service y ont accès, chacune tenue à la confidentialité, et chaque consultation de données de patients est journalisée. La page sécurité et RGPD donne le détail.
Modifications de cette politique
Quand cette politique change, la date en haut de la page change avec elle.