Télésecrétariat IA pour cabinet dentaire en Belgique : secrétariat IA et assistant vocal
Un télésecrétariat IA répond au téléphone et sur WhatsApp pour le cabinet dentaire, inscrit le patient dans l’agenda et transmet tout ce qui est clinique à une personne. Tilcao est ce secrétariat IA pour les cabinets dentaires en Belgique, en français, en néerlandais et en anglais. Il identifie le patient, consulte les disponibilités réelles et prend, déplace ou annule le rendez-vous dans le logiciel du cabinet. Entre deux appels, il travaille l’agenda : les trous, la liste d’attente, les confirmations, les rappels de rendez-vous et les contrôles à relancer. Il n’évalue jamais une douleur ni une urgence. Ces appels vont à une personne désignée, selon la règle du cabinet.
Tilcao est le système d’exploitation du cabinet dentaire en Belgique, avec un agent IA d’accueil téléphonique qui répond aux appels et aux messages WhatsApp des patients en français, en néerlandais et en anglais, et qui prend, déplace et annule les rendez-vous dans le logiciel du cabinet.
Dernière mise à jour
Que fait un secrétariat IA dans un cabinet dentaire ?
Il prend en charge l’accueil qui arrive par téléphone et par WhatsApp, et il va jusqu’au bout. Tilcao répond en français, en néerlandais ou en anglais, identifie le patient, lit les disponibilités réelles et prend, déplace ou annule le rendez-vous dans l’agenda du cabinet. Les questions pratiques trouvent leur réponse dans une base de connaissances que le cabinet rédige et contrôle. La douleur, les questions cliniques et l’urgence vont à une personne désignée, selon la règle du cabinet.
Le travail continue quand le téléphone se tait. Une IA pour dentiste ne se limite pas à décrocher : Tilcao fonctionne comme une équipe d’agents IA, pas comme une simple voix sur une ligne. Le système qui répond au téléphone surveille aussi l’agenda, et il agit.
- Repère un trou dans l’agenda et le propose à un patient qui souhaite passer plus tôt.
- Propose aussitôt un créneau libéré par une annulation aux patients de la liste d’attente.
- Envoie la confirmation et le rappel sur le GSM du patient, et traite sa réponse.
- Relance les patients dont le contrôle est dû.
- Laisse un résumé structuré de chaque conversation pour l’équipe.
Télésecrétariat humain, agenda en ligne ou assistant vocal IA ?
Chacun règle un problème différent. Un télésecrétariat humain met une personne formée sur votre ligne pendant les plages prévues au contrat. L’agenda en ligne laisse le patient réserver seul, s’il fait la démarche. Un assistant vocal IA, que l’on appelle aussi standard téléphonique IA ou accueil téléphonique IA, répond à chaque appel et à chaque message, à toute heure, et écrit le rendez-vous dans votre agenda pendant la conversation.
L’agenda en ligne attend le patient. L’agent, lui, répond au patient. Beaucoup de patients prennent encore leur téléphone, et ils appellent pour ce qu’une page de réservation ne sait pas faire : déplacer un rendez-vous, poser une question sur le parking, confier une inquiétude.
Le télésecrétariat humain fait une chose mieux, et nous le disons volontiers. Une personne entend le ton, suit un récit confus et improvise. Tilcao n’improvise pas. Il transmet ces appels à votre équipe avec un résumé, pour que personne ne reparte de zéro.
| Télésecrétariat humain | Agenda en ligne | Réceptionniste IA (Tilcao) | |
|---|---|---|---|
| Qui fait la démarche | Le patient appelle | Le patient va en ligne et réserve seul | Le patient appelle ou écrit sur WhatsApp |
| Heures couvertes | Les plages prévues au contrat | Toujours ouvert | À toute heure, soirs, week-ends et jours fériés compris |
| Langues | Celles de l’opérateur qui décroche | Celles de la page de réservation | Français, néerlandais et anglais, y compris un changement de langue en cours d’appel |
| Où arrive le rendez-vous | Dans votre agenda si le service y a accès, sinon un message pour rappeler le patient | Dans l’agenda en ligne, et dans votre logiciel si les deux sont synchronisés | Écrit dans votre agenda pendant l’appel, sur les disponibilités réelles |
| Déplacements, annulations et questions | Selon la consigne donnée au service | Déplacements et annulations si la page le permet. Les questions restent sans réponse | Traités dans la conversation, à partir de votre base de connaissances |
| L’appel inhabituel ou délicat | Une personne formée : le point fort de cette formule | Hors d’atteinte : le patient doit appeler quand même | Transmis à une personne désignée, avec ce qui a été dit |
Un réceptionniste IA remplace-t-il votre secrétaire ou votre assistante ?
Non. Il retire le téléphone des mains de la personne qui est au fauteuil. Dans beaucoup de cabinets, l’assistante tient aussi l’accueil, et le téléphone sonne en plein soin, gants aux mains. Tilcao prend les appels qui ne sont qu’une prise de rendez-vous, un déplacement, une annulation ou la question des heures d’ouverture.
Votre équipe garde ce qui demande une personne : le patient au comptoir, l’appelant inquiet, l’exception qu’aucune règle n’a prévue, et tout ce qui est clinique. Le patient peut demander une personne à tout moment. Un cabinet qui l’adopte pour supprimer un poste sera déçu. Il est fait pour rendre l’assistante au fauteuil.
Qu’entend le patient quand l’assistant vocal décroche ?
Qu’il parle à une IA, dès la première phrase. L’article 50 du règlement européen sur l’IA l’impose depuis le 2 août 2026. L’appelant entend aussi que l’appel est enregistré, et il peut demander une personne à tout moment. Le demander une fois suffit.
L’ouverture ressemble à ceci : « Bonjour, vous êtes bien au cabinet dentaire. Vous parlez à l’assistant IA du cabinet et cet appel est enregistré. Que puis-je faire pour vous ? » Le cabinet peut changer la formulation. Il ne peut pas supprimer l’annonce.
La voix est choisie à l’oreille pour chaque langue, pour sonner belge et non française ou hollandaise. Un agent qui prend des rendez-vous n’est pas un système à haut risque, et nous ne prétendons pas avoir passé une évaluation de conformité que nous n’avons pas faite.
Avec quel logiciel dentaire l’IA fonctionne-t-elle ?
Avec celui que votre cabinet fait déjà tourner. Votre logiciel reste le dossier de référence, et Tilcao travaille avec lui, pas à sa place. Il lit l’agenda, puis crée, déplace et annule les types de rendez-vous que vous autorisez. Rien de plus.
En Belgique, ce n’est pas un détail. Aucun logiciel de gestion dentaire belge ne publie d’API de réservation ouverte et documentée : il n’existe donc pas de connecteur universel. Le chemin passe par l’agenda en ligne branché sur votre logiciel, ou par un accord avec votre éditeur. Nous regardons votre installation et disons ce qui est possible avant le démarrage. S’il n’existe pas encore de chemin, Tilcao le dit et laisse une demande structurée à l’accueil, jamais un faux rendez-vous.
Tilcao n’est pas un logiciel de gestion de cabinet et ne figure pas sur la liste MyCareNet. Il n’atteste pas, ne facture pas et n’écrit jamais dans le dossier clinique. L’eAttest, l’eFac et le reste restent dans votre logiciel, qu’il s’agisse de DentAdmin, CareConnect Dentist, e-Dent, Octopus, Dent Open, Titanium ou Crossuite.
NIC/CIN, liste des logiciels dentaires reconnus pour MyCareNet, version du 10 mars 2026
Un secrétariat IA respecte-t-il le RGPD et le secret professionnel ?
Il le peut, et cela se règle entre le cabinet et le fournisseur, pas dans le logiciel. Le cabinet est responsable du traitement, Tilcao est sous-traitant. Un contrat de sous-traitance au sens de l’article 28 du RGPD est signé avant le premier appel d’un vrai patient, avec chaque sous-traitant ultérieur nommé en annexe.
Un appel dentaire contient des données de santé au sens de l’article 9, et le secret professionnel de l’article 458 du Code pénal s’applique en plus du RGPD. Chez nous, seule une personne liée par une obligation écrite de confidentialité peut lire une transcription, et chaque accès est journalisé. Le traitement reste dans l’Union européenne et l’EEE. La page sécurité détaille le reste : conservation, enregistrements, effacement et ce que Tilcao ne revendique pas.
Autorité de protection des données, page consacrée aux données sensibles
Combien coûte un télésecrétariat IA pour un cabinet dentaire ?
Tilcao ne publie pas de prix. Le tarif se fixe par cabinet, lors d’un appel. Tilcao est en phase pré-pilote, et un montant avancé avant d’avoir mesuré un vrai cabinet serait une supposition.
Ce qui fait varier le prix est clair : les canaux ouverts, les rôles activés, le volume d’appels, le nombre de praticiens et de sites, et ce que demande la liaison avec votre agenda. Essayer le cabinet de démonstration sur la page d’accueil ne coûte rien.
Ce que les cabinets nous demandent
Un secrétariat IA remplace-t-il ma secrétaire ou mon assistante ?
Non. Il prend le travail répétitif : prises de rendez-vous, déplacements, annulations, confirmations, rappels et les mêmes questions toute la journée. Votre assistante garde le patient au fauteuil, le patient au comptoir et chaque appel qui demande une personne. La douleur, tout ce qui est clinique, tout ce qui sort de vos règles et tout patient qui demande un humain vont à votre équipe.
Que se passe-t-il pour un appel urgent ou un patient qui a mal ?
Tilcao arrête de réserver et applique la règle du cabinet. Il ne nomme aucune affection, n’évalue pas l’urgence et ne recommande aucun médicament. Pendant les heures d’ouverture, l’appel va à la personne désignée, avec ce que le patient a dit. En dehors, il annonce le routage que vous avez choisi et répète le numéro deux fois : la garde dentaire les week-ends, jours fériés et jours de pont, le 1733 pour la garde de médecine générale, le 112 pour une urgence vitale.
Tilcao fonctionne-t-il avec DentAdmin, CareConnect Dentist ou un autre logiciel dentaire ?
Il travaille à côté du logiciel que vous utilisez : DentAdmin, CareConnect Dentist, e-Dent, Octopus, Dent Open, Titanium, Crossuite ou un autre. Ce qui est possible avec le vôtre dépend du chemin vers votre agenda. Aucun logiciel dentaire belge ne publie d’API de réservation ouverte, donc ce chemin passe par votre agenda en ligne ou par votre éditeur. Nous le vérifions avant le démarrage. Vous ne changez jamais de logiciel.
Existe-t-il une grille tarifaire pour un secrétariat IA ?
Non. Pas de prix public, pas de prix « à partir de ». Le tarif suit les canaux, les rôles activés, le volume d’appels, le nombre de praticiens et de sites, et le travail que demande la liaison avec l’agenda. La comparaison honnête se fait avec ce que le téléphone vous coûte déjà : les factures d’un télésecrétariat et le temps que votre accueil y passe.
L’assistant IA répond-il aussi sur WhatsApp ?
Oui. Un patient qui ne parvient pas à vous joindre écrit souvent plutôt que de rappeler. Tilcao répond au message avec les mêmes règles et le même agenda qu’au téléphone : il identifie le patient, réserve, déplace ou annule, et transmet ce qui sort de vos règles. Les confirmations et les rappels partent par WhatsApp, SMS ou e-mail.
L’IA comprend-elle un patient bruxellois qui change de langue, ou un dialecte flamand ?
Le changement de langue, oui : Tilcao suit l’appelant qui passe du français au néerlandais ou à l’anglais en cours d’appel, sans menu ni transfert. En néerlandais, il est conçu pour la langue parlée en Belgique, avec une voix flamande. Un dialecte très marqué reste difficile, pour une IA comme parfois pour une personne d’une autre région. Tilcao ne devine donc jamais. Il fait répéter ou épeler, et si le doute reste, il transmet à une personne.
Faut-il dire au patient qu’il parle à une IA ?
Oui. L’article 50 du règlement européen sur l’IA l’impose depuis le 2 août 2026, et Tilcao le dit lui-même dès la première phrase, dans la langue de l’appelant. Vous n’avez donc rien à annoncer vous-même. Ce qui reste à votre cabinet, c’est votre politique de confidentialité et le contrat de sous-traitance.
Combien de temps faut-il pour démarrer ?
Nous n’avançons pas de nombre de jours : Tilcao est en phase pré-pilote, et un chiffre serait inventé. Ce qui fixe le rythme est connu : la base de connaissances du cabinet, l’organisation de vos types de rendez-vous et le chemin vers votre agenda. Rien ne passe en réel avant d’avoir tourné de bout en bout sur le cabinet de démonstration et avant la signature du contrat de sous-traitance. Vous gardez votre numéro, vous renvoyez la ligne et vous pouvez la reprendre vous-même.