Mag een tandartspraktijk met patiënten via WhatsApp communiceren?
Geen enkele Belgische instantie heeft WhatsApp voor tandartsen verboden, en ook geen enkele heeft het goedgekeurd. De GBA, het eHealth-platform, het RIZIV en de tandartsverenigingen hebben er geen richtlijn over gepubliceerd. Wat wel geldt, zijn de AVG en de Belgische gezondheidswetten, en die maken van een gewoon afspraakbericht al een gezondheidsgegeven. Wie WhatsApp gebruikt, kiest dus bewust welke versie, houdt de berichten bij de logistiek, en legt vast wie ze leest.
Laatst bijgewerkt
Wat zeggen de Belgische instanties over WhatsApp?
Niets dat WhatsApp bij naam noemt. De Gegevensbeschermingsautoriteit heeft geen advies over berichtenapps in de zorg, het eHealth-platform en het RIZIV evenmin, en de tandartsverenigingen publiceren er niets over. België heeft ook geen Orde der tandartsen: de VVT schrijft zelf dat er in de tandheelkunde geen tuchtorgaan bestaat.
De deontologische code die de VVT publiceert, noemt geen berichtenapps, maar zegt wel twee dingen die hier tellen. Een kopie van het dossier gaat naar de patiënt langs een beveiligde elektronische weg, niet via gewone e-mail. En het beroepsgeheim geldt ook voor het administratief personeel dat patiëntgegevens verwerkt, dus ook voor wie de WhatsApp van de praktijk leest.
De dichtste Belgische teksten komen van de Orde der artsen, en die binden artsen, niet tandartsen. In haar adviezen beperkt de Orde elektronisch verkeer met patiënten tot administratieve informatie, en zegt ze dat medische gegevens niet via onbeveiligde e-mail mogen, zelfs niet met toestemming van de patiënt. Dat is een goede maatstaf, geen regel voor uw praktijk.
VVT, Deontologische code voor tandartsen, versie van mei 2023
Is een afspraakbericht een gezondheidsgegeven?
Het kan, en u behandelt het best zo. Het Europees Hof van Justitie oordeelde in 2024 dat gegevens gezondheidsgegevens zijn zodra er iets over de gezondheid van iemand uit af te leiden valt, door ze te combineren of er een conclusie uit te trekken. Dat iemand donderdag om 14u30 bij de tandarts moet zijn, zegt al iets.
Dat maakt WhatsApp niet verboden. Een tandarts mag gezondheidsgegevens verwerken om zorg te verlenen, op grond van artikel 9, lid 2, h, van de AVG, omdat hij aan het beroepsgeheim gebonden is. Toestemming van de patiënt is dus niet de enige weg. Het betekent wel dat de beveiliging, de toegang en de inhoud van die berichten ertoe doen.
Hof van Justitie, zaak C-21/23 Lindenapotheke, 4 oktober 2024, punt 83
Welke WhatsApp: de gewone app, de Business-app of het Business Platform?
Er zijn drie versies, en ze beloven iets anders. De gewone app en de WhatsApp Business-app versleutelen de gesprekken van toestel tot toestel, maar Meta sluit voor de Business-app alleen een verwerkersovereenkomst af voor de contactgegevens, niet voor de berichten. Meta schrijft er ook bij dat het niet garandeert dat de Business-app voldoet voor sectoren met eigen regels, zoals de zorg.
Het WhatsApp Business Platform, de Cloud API, werkt andersom. Daar verwerkt Meta Platforms Ireland de berichten als verwerker voor de praktijk, bewaart het ze hoogstens 30 dagen en kan het ze in de EU opslaan. In ruil zijn die gesprekken niet end-to-end versleuteld tot bij de praktijk: de Cloud API ontsleutelt het bericht op de servers van Meta, en WhatsApp toont dat ook aan de patiënt in het gesprek.
| Gewone app | Business-app | Business Platform (Cloud API) | |
|---|---|---|---|
| Verwerkersovereenkomst met Meta | Geen gevonden | Alleen voor contactgegevens | Ja, voor de berichten |
| End-to-end versleuteld tot bij de praktijk | Ja | Ja, standaard | Nee, en WhatsApp toont dat in het gesprek |
| Waar de berichten staan | Op de toestellen | Op de toestellen | Bij Meta, maximaal 30 dagen, opslag in de EU mogelijk |
| Wat Meta zegt over de zorg | Niets | Geen garantie voor gereguleerde sectoren zoals de zorg | Geen gezondheidsinformatie waar lokale regels strengere systemen eisen |
Wat vraagt Meta van een praktijk die WhatsApp gebruikt?
Het zakelijke beleid van WhatsApp stelt een paar regels die voor een tandartspraktijk meteen tellen:
- U stuurt alleen berichten naar iemand die u zijn nummer gaf en ermee instemde. Die instemming mag op papier of aan de balie gevraagd worden.
- Wie niet meer wil, krijgt geen berichten meer, ook als hij dat buiten WhatsApp vraagt.
- Op het Business Platform start de praktijk een gesprek alleen met een vooraf goedgekeurd sjabloon. Binnen 24 uur na het laatste bericht van de patiënt mag u vrij antwoorden.
- Een geautomatiseerd gesprek moet een snelle, duidelijke weg naar een persoon hebben.
- U vraagt niet naar identiteitskaartnummers of andere gevoelige identificatienummers. Het INSZ-nummer hoort dus niet in een WhatsApp-gesprek.
- Geen gezondheidsinformatie waar lokale regels strengere systemen eisen. Een afspraakbericht verbiedt het beleid niet.
WhatsApp Business Messaging Policy, bijgewerkt op 23 september 2026
Wat zet u wel en niet in een WhatsApp-bericht?
Houd het bij de logistiek: de naam van de praktijk, de dag, het uur en een manier om te antwoorden of te verzetten. De behandeling, een diagnose of een klacht horen er niet in. Voorbeelden die zo geschreven zijn, staan bij de herinneringen voor een tandartsafspraak.
Stuurt een patiënt toch iets klinisch, zoals een foto van een gezwollen wang of een beschrijving van de pijn, dan hoort wat relevant is in het patiëntendossier. De kwaliteitswet vraagt dat het dossier de gesprekken met de patiënt weergeeft en dat u het 30 tot 50 jaar bewaart. Een WhatsApp-gesprek is dat dossier niet, en blijft dat best ook niet.
Een patiënt met pijn verdient een persoon, niet een bericht. Zeg in uw automatische antwoorden waar hij dan terechtkan.
Wat legt de praktijk vast?
Vier dingen, en de meeste heeft een praktijk al voor haar agenda en haar software:
- WhatsApp als verwerking in het register van verwerkingsactiviteiten. Een praktijk houdt dat register bij, hoe klein ze ook is, omdat ze gezondheidsgegevens verwerkt.
- De lijst van wie toegang heeft tot gezondheidsgegevens, met hun plicht tot vertrouwelijkheid. De Belgische wet van 30 juli 2018 vraagt die lijst uitdrukkelijk, en wie de WhatsApp van de praktijk leest, staat erop.
- Een verwerkersovereenkomst met elke dienstverlener die de berichten voor u verwerkt.
- Een afweging over een gegevensbeschermingseffectbeoordeling. Voor één praktijk die haar eigen patiënten berichten stuurt, staat ze niet op de verplichte lijst van de GBA, en de AVG noemt de gegevens van patiënten van één zorgverlener geen verwerking op grote schaal.
Hoe kijken ze er in Nederland en Frankrijk naar?
Verschillend, en geen van beide is Belgisch recht. In Nederland noemt de KNMT, de vereniging van tandartsen, een sms’je of whatsappje als gewone afspraakherinnering, terwijl de AVG-helpdesk van het ministerie van Volksgezondheid WhatsApp afraadt voor patiëntinformatie.
In Frankrijk noemt de CNIL het gerechtvaardigd belang als rechtsgrond voor het maken van afspraken in een zorgpraktijk, en vraagt ze dat chatdiensten met de grootste voorzichtigheid en beveiligd gebruikt worden.
Hoe gebruikt Tilcao WhatsApp?
Tilcao werkt op het WhatsApp Business Platform van Meta, op het nummer van de praktijk. De praktijk is verwerkingsverantwoordelijke, Tilcao is haar verwerker, en Meta staat als subverwerker met naam in de bijlage bij de verwerkersovereenkomst. Buiten het venster van 24 uur gebruikt Tilcao goedgekeurde sjablonen, en een patiënt die een persoon vraagt, krijgt er een.
Eerlijk is eerlijk: op het Business Platform zijn de berichten niet end-to-end versleuteld tot bij de praktijk, en WhatsApp toont dat aan de patiënt. Tilcao vraagt ook nooit een identiteitskaartnummer: het herkent een patiënt aan zijn geboortedatum en zijn naam of telefoonnummer. Meer over de verwerking staat bij beveiliging en GDPR.
Wat praktijken ons vragen
Mag ik de gewone WhatsApp op mijn gsm gebruiken voor de praktijk?
De voorwaarden van WhatsApp verbieden het niet uitdrukkelijk, maar er is geen verwerkersovereenkomst, de berichten staan op een persoonlijk toestel, en de wet vraagt dat u vastlegt wie gezondheidsgegevens kan lezen. Met een praktijknummer op de Business-app of het Business Platform houdt u de patiëntberichten los van uw privéberichten.
Moet de patiënt toestemming geven voor WhatsApp?
Voor de AVG is toestemming niet de enige grond: een tandarts verwerkt gezondheidsgegevens om zorg te verlenen, onder het beroepsgeheim. Meta vraagt wel dat de patiënt zijn nummer gaf en instemde met berichten van de praktijk. Dat mag op papier of aan de balie, en wie stopt, krijgt geen berichten meer.
Mag een patiënt een foto van zijn tand via WhatsApp sturen?
Hij kan het, en het gebeurt. Zegt de foto klinisch iets, dan hoort ze in het patiëntendossier, dat u 30 tot 50 jaar bewaart. Het WhatsApp-gesprek is dat dossier niet. Spreek met uw team af wat er met zo’n foto gebeurt nadat ze in het dossier staat.
Heeft de GBA WhatsApp voor tandartsen goedgekeurd?
Nee, en ook niet verboden. De GBA heeft geen advies over berichtenapps in de zorg gepubliceerd, en de tandartsverenigingen evenmin. Wie zegt dat WhatsApp voor tandartsen GDPR-conform of verboden is, heeft daar in België geen officiële tekst voor.
Tilcao is het besturingssysteem voor tandartspraktijken in België, met een AI-receptionist die oproepen en WhatsApp-berichten van patiënten beantwoordt in het Nederlands, het Frans en het Engels, en afspraken inplant, verzet en annuleert in de agenda van de praktijk zelf.