Voicemail tekst voor uw tandartspraktijk: 8 voorbeelden om in te spreken
Een goede voicemail tekst voor een tandartspraktijk zegt in minder dan 30 seconden wie de patiënt aan de lijn heeft, waarom er niemand opneemt, wanneer u open bent, wat de patiënt doet bij een dringend tandprobleem en hoe hij een afspraak annuleert of verplaatst. Hieronder staan acht teksten om meteen in te spreken, van de bezette lijn op maandagochtend tot de vakantieboodschap en een tweetalige versie voor Brussel, met het nummer van de tandartswachtdienst er al in. Vul in wat tussen vierkante haken staat, lees de tekst één keer luidop met een stopwatch, en spreek hem in.
Tilcao is het besturingssysteem voor tandartspraktijken in België, met een AI-receptionist die oproepen en WhatsApp-berichten van patiënten beantwoordt en afspraken boekt, verzet en annuleert in de agenda van de praktijk, in het Nederlands, het Frans en het Engels.
Laatst bijgewerkt
Wat moet er in de voicemail van een tandartspraktijk?
Zeven dingen, en niets wat de patiënt niet nodig heeft om iets te doen. Hou het onder ongeveer 30 seconden, luidop gesproken. De weg naar de praktijk, de parking en de lijst van uw behandelingen horen op uw website, niet op het antwoordapparaat.
- De naam van de praktijk, zodat de beller weet dat hij juist gebeld heeft.
- Waarom er niemand opneemt: de lijn is bezet, het is middagpauze, de praktijk is gesloten, of u bent met vakantie.
- Uw openingsuren, of de dag waarop u weer open bent.
- Wat te doen bij een dringend tandprobleem: de tandartswachtdienst op de dagen dat die opneemt, uw eigen regeling op de dagen dat die niet opneemt, en 112 bij levensgevaar.
- Hoe de patiënt een afspraak annuleert of verplaatst: terugbellen, e-mail, online boeken of een sms, wat uw onthaal ook echt leest.
- Wanneer u terugbelt, maar alleen als het team die belofte kan houden.
- In welke taal of talen u verder helpt, en dat hoort de beller vanzelf als de boodschap die talen spreekt.
Voicemail tekst als de lijn bezet is tijdens de openingsuren
Voor de momenten dat het onthaal bij een patiënt is of al aan de lijn hangt. Zo wordt een gemiste oproep een terugbelverzoek, en weet wie dringend belt hoe hij voorrang krijgt.
“Goeiedag, u bent verbonden met tandartspraktijk [naam praktijk]. We zijn op dit moment bij een patiënt of aan de lijn. Spreek na de biep uw naam en telefoonnummer in, dan bellen we u [vandaag nog] terug. Is het dringend, zeg dat dan meteen aan het begin van uw bericht. Een afspraak annuleren of verplaatsen kan ook via [e-mailadres / online boeken op website]. Bij levensgevaar belt u 112. Dank u wel.”
Voicemail tekst voor de middagpauze
Zeg hoe laat u terug bent, niet alleen dat u weg bent. Een patiënt die weet dat het onthaal om 13u30 weer opneemt, kan om 13u30 bellen.
“Goeiedag, u bent verbonden met tandartspraktijk [naam praktijk]. Het onthaal is gesloten over de middag, van [12u30] tot [13u30]. U kunt ons terugbellen na [13u30], of na de biep uw naam en telefoonnummer inspreken, dan bellen we u in de namiddag terug. Een afspraak annuleren of verplaatsen kan ook via [e-mailadres / online boeken op website]. Bij levensgevaar belt u 112. Dank u wel en nog een fijne dag.”
Tekst antwoordapparaat als de praktijk gesloten is, met de wachtdienst
Dit is de boodschap die de meeste patiënten horen, ’s avonds, in het weekend en op feestdagen, dus hier moet de route voor een dringend probleem in staan. De tandartswachtdienst werkt alleen in het weekend, op feestdagen en op brugdagen. Op een gewone weekdag ’s avonds is er geen tandartswachtdienst die opneemt.
Zeg dus ook wat de patiënt op een weekdagavond doet als hij pijn heeft: uw eigen noodnummer als u dat aanbiedt, een collega, of 1733 voor de huisartsenwachtdienst. Die keuze maakt de praktijk. De voicemail leest ze alleen voor.
“Goeiedag, u bent verbonden met tandartspraktijk [naam praktijk]. De praktijk is gesloten. We zijn open [dagen en uren]. Om een afspraak te maken, te verplaatsen of te annuleren, belt u ons tijdens de openingsuren [of boekt u online via website]. Voor dringende tandzorg op zaterdag, zondag, een feestdag of een brugdag belt u de tandartswachtdienst op 0903 39 969, tussen 9 en 18 uur. Ik herhaal: 0903 39 969. [Op weekdagen ’s avonds: uw eigen regeling.] Bij levensgevaar belt u 112. Dank u wel.”
Een praktijk in Brussel met Franstalige patiënten vindt verder op deze pagina een tweetalige versie, met de Franstalige garde erin.
| Regio | Wachtdienst | Wanneer bereikbaar |
|---|---|---|
| Vlaanderen | 0903 39 969, Nederlandstalig, een betaalnummer aan 1,50 euro per minuut | Zaterdag, zondag, feestdagen en brugdagen, van 9u00 tot 18u00 |
| Brussel | 02 426 10 26, Franstalig. Het Nederlandstalige nummer 0903 39 969 geldt ook voor Brussel | 02 426 10 26: zaterdag, zondag, feestdagen en brugdagen, van 9u00 tot 17u00 |
| Wallonië | Geen centraal nummer. De tandarts van wacht staat op de kaart van dentistedegarde.be, met een nummer om eerst te bellen | Weekends, feestdagen en door het RIZIV erkende brugdagen |
Voicemail tekst voor de vakantie van de praktijk
Geef de data waar de patiënt iets mee kan: de laatste dag, de eerste dag terug, en wie u ondertussen vervangt. Noem alleen een collega die ermee akkoord is en die niet in dezelfde weken weg is. Spreek de tekst een paar dagen voor uw vertrek in, en zet het terugschakelen in de agenda op de ochtend dat u weer opent.
“Goeiedag, u bent verbonden met tandartspraktijk [naam praktijk]. De praktijk is gesloten wegens vakantie van [datum] tot en met [datum]. Vanaf [dag en datum] staan we weer voor u klaar. Voor dringende tandzorg in die periode kunt u terecht bij [praktijk van de collega] op [telefoonnummer]. Op zaterdag, zondag, feestdagen en brugdagen kunt u ook de tandartswachtdienst bellen op 0903 39 969, tussen 9 en 18 uur. Bij levensgevaar belt u 112. Dank u wel.”
Onverwacht gesloten: ziekte of opleiding
De tekst die niemand schrijft tot hij nodig is. Spreek hem vooraf in en hou hem klaar, zodat wie ’s ochtends met slecht nieuws de praktijk opent, niet ter plekke iets moet verzinnen.
“Goeiedag, u bent verbonden met tandartspraktijk [naam praktijk]. Door [ziekte / onvoorziene omstandigheden] is de praktijk vandaag, [dag en datum], gesloten. Had u vandaag een afspraak, dan nemen wij contact met u op om een nieuwe afspraak te maken. [U hoeft ons dus niet te bellen.] Voor dringende tandzorg vandaag kunt u terecht bij [praktijk van de collega] op [telefoonnummer]. Bij levensgevaar belt u 112. Dank u voor uw begrip.”
Voicemail tekst bij een patiëntenstop
In Vlaanderen is dit een dagelijkse vraag aan het onthaal. Toen VRT in maart 2023 veertig willekeurig gekozen Vlaamse praktijken opbelde om een afspraak te maken, hadden er 25 een patiëntenstop. Wie het meteen op de voicemail zegt, bespaart een nieuwe beller het wachten en het onthaal telkens hetzelfde gesprek.
Voeg de tweede zin hieronder toe aan een van de andere teksten, of spreek hem in als aparte boodschap:
“Goeiedag, u bent verbonden met tandartspraktijk [naam praktijk]. Wij nemen op dit moment geen nieuwe patiënten aan. [Wilt u op onze wachtlijst staan, spreek dan na de biep uw naam en telefoonnummer in.] Bent u al patiënt bij ons, dan kunt u een afspraak maken, verplaatsen of annuleren tijdens de openingsuren, [dagen en uren]. Bij levensgevaar belt u 112. Dank u voor uw begrip.”
Tweetalige voicemail voor Brussel: Nederlands en Frans
Begin met een groet in beide talen, zodat elke beller na twee seconden weet dat zijn taal eraan komt. Geef daarna elke taal de volledige boodschap, met het wachtdienstnummer dat in die taal opneemt. Deze versie is voor een gesloten praktijk.
- Eerst Nederlands: “Goeiedag, bonjour. U bent verbonden met tandartspraktijk [naam praktijk]. De praktijk is gesloten. We zijn open [dagen en uren]. Voor dringende tandzorg in het weekend, op een feestdag of een brugdag belt u de tandartswachtdienst op 0903 39 969, tussen 9 en 18 uur. Bij levensgevaar belt u 112.”
- Dan Frans: « Vous êtes bien au cabinet dentaire [nom du cabinet]. Le cabinet est fermé. Nous sommes ouverts [jours et heures]. Pour une urgence dentaire le week-end, un jour férié ou un jour de pont, appelez la garde dentaire au 02 426 10 26, de 9 h à 17 h. En cas d’urgence vitale, composez le 112. Merci, dank u wel. »
Drietalige voicemail: Nederlands, Frans en Engels
Drie talen passen niet in 30 seconden, dus beperk elke taal tot het nodige: gesloten, wanneer u open bent, en de route voor een dringend probleem. Hoe men annuleert, zet u beter op uw website. Deze versie is voor Brussel. In Vlaanderen noemt u in elke taal 0903 39 969.
- Opening: “Goeiedag, bonjour, hello. Tandartspraktijk [naam praktijk].”
- Nederlands: “De praktijk is gesloten. We zijn open [dagen en uren]. Voor dringende tandzorg in het weekend, op een feestdag of een brugdag belt u 0903 39 969. Bij levensgevaar belt u 112.”
- Frans: « Le cabinet est fermé. Nous sommes ouverts [jours et heures]. Pour une urgence dentaire le week-end, un jour férié ou un jour de pont, appelez le 02 426 10 26. En cas d’urgence vitale, composez le 112. »
- Engels: “The practice is closed. We are open [days and hours]. For urgent dental care at the weekend, on a public holiday or a bridge day, call 02 426 10 26. In a life-threatening emergency, call 112. Thank you, merci, dank u wel.”
Fouten die u beter vermijdt
- Te lang. Een welkomstwoord, de lijst van uw behandelingen en de weg naar de parking duwen de wachtdienst naar het einde van een lange boodschap.
- Geen route voor een dringend probleem, of het wachtdienstnummer zonder dagen en uren. Wie op dinsdagavond met pijn belt, krijgt dan een nummer dat alleen in het weekend opneemt.
- Vragen naar medische details. “Beschrijf na de biep uw klachten” maakt van uw voicemail een opslagplaats voor gezondheidsgegevens. Vraag een naam en een telefoonnummer.
- Een belofte die het team niet kan houden. “We bellen u binnen het uur terug”, ingesproken op een rustige dinsdag, speelt ook op een drukke maandag. Beloof “vandaag nog” of “de volgende werkdag”, en hou u eraan.
- Een vakantieboodschap die blijft staan. Wie in september nog hoort dat u tot 15 augustus gesloten bent, weet niet meer of u open bent.
- Nummers te snel inspreken. Zeg elk telefoonnummer traag, in kleine groepjes, en twee keer.
Een voicemail neemt een bericht aan, maar boekt niets
Elk bericht van gisterenavond is een telefoontje dat het onthaal ’s ochtends moet terugdoen, en niet iedereen spreekt iets in. Wil de praktijk liever dat er opgenomen wordt, dan kan een AI-receptionist de oproep aannemen op uw eigen nummer, in de taal van de patiënt, en de afspraak tijdens het gesprek in uw agenda boeken, verplaatsen of annuleren. Tilcao is er zo een. Bij een oproep over pijn doet het wat een goede voicemail doet: het leest de route voor die de praktijk heeft opgeschreven, herhaalt het nummer en beoordeelt de klacht nooit.
Sinds 2 augustus 2026 verplicht artikel 50 van de Europese AI-verordening dat de beller weet dat hij met een AI spreekt, dus dat staat in de eerste zin. Zo klinkt dat:
“Goeiedag, u bent bij de tandartspraktijk. U spreekt met de AI-assistent van de praktijk en dit gesprek wordt opgenomen. Waarmee kan ik u helpen?”
Wat praktijken ons vragen
Hoe lang mag de voicemail van een tandartspraktijk zijn?
Minder dan ongeveer 30 seconden, luidop gesproken. Dat is genoeg voor de naam van de praktijk, de reden waarom niemand opneemt, uw uren, de route voor een dringend probleem en hoe men annuleert. Lees de tekst met een stopwatch voor u hem inspreekt. Een tweetalige of drietalige boodschap duurt langer, dus beperk elke taal tot het nodige en zet de rest op uw website.
Moet het nummer van de tandartswachtdienst in de voicemail?
Ja, samen met de dagen en de uren, want de wachtdienst werkt alleen in het weekend, op feestdagen en op brugdagen. Voor Vlaanderen en de Nederlandstaligen in Brussel is dat 0903 39 969, van 9u00 tot 18u00, een betaalnummer aan 1,50 euro per minuut. De Franstalige garde in Brussel is 02 426 10 26, van 9u00 tot 17u00. Wallonië heeft geen centraal nummer, alleen de kaart op dentistedegarde.be. Zeg het nummer twee keer, en controleer het opnieuw voor elke nieuwe opname.
Welke taal eerst op een voicemail in Brussel?
De taal die de meeste van uw patiënten spreken. Begin met een groet in beide talen, “Goeiedag, bonjour”, zodat de andere groep na twee seconden weet dat zijn taal volgt. Geef daarna elke taal de volledige boodschap, met het wachtdienstnummer dat in die taal opneemt, en niet een volledige versie in de ene taal en een samenvatting in de andere.
Kunnen we de voicemailboodschap zelf inspreken op onze telefooncentrale?
Ja. Op de meeste zakelijke telefooncentrales spreekt u de boodschap in via een toestel of laadt u een geluidsbestand op, en de handleiding van uw telefoonoperator geeft de juiste stappen. Spreek in in een stille ruimte, vanaf een geschreven tekst, in een rustig tempo. Bel daarna de praktijk met uw gsm en luister zoals een patiënt luistert.
Hoe zit het met de GDPR als patiënten een bericht inspreken?
Een bericht waarin iemand zegt waarom hij de tandarts belt, is een gezondheidsgegeven onder artikel 9 van de GDPR, en het beroepsgeheim van artikel 458 van het Strafwetboek geldt voor wat de praktijk daaruit verneemt. Vraag dus alleen een naam en een telefoonnummer, laat alleen wie terugbelt de berichten beluisteren, en wis ze zodra ze afgehandeld zijn. Staat uw voicemail op het platform van uw telefoonoperator en niet op een toestel in de praktijk, dan verwerkt die operator de berichten voor u, en dat hoort in een verwerkersovereenkomst volgens artikel 28.
Wie spreekt de voicemail best in?
Iemand met een rustige, duidelijke stem die de taal als moedertaal spreekt. In een tweetalige boodschap neemt u best voor elke taal een moedertaalspreker, als het team er een heeft. Het is vaak het eerste wat een patiënt van de praktijk hoort, dus een tweede opname is de moeite waard.