Message de répondeur pour cabinet dentaire : 8 exemples prêts à enregistrer
Un bon message de répondeur pour un cabinet dentaire dit en moins de 30 secondes au patient qu’il a appelé le bon cabinet, pourquoi personne ne décroche, quand vous êtes ouverts, où aller en cas d’urgence dentaire, et comment annuler ou déplacer un rendez-vous. Voici huit exemples prêts à enregistrer pour un cabinet belge, de la ligne occupée du lundi matin au message de vacances et à une version trilingue pour Bruxelles, avec les numéros de garde déjà dedans. Remplacez tout ce qui est entre crochets, lisez le texte une fois à voix haute avec un chronomètre, et enregistrez.
Tilcao est le système d’exploitation du cabinet dentaire en Belgique, avec un agent IA d’accueil téléphonique qui répond aux appels des patients et prend, déplace ou annule les rendez-vous dans le logiciel du cabinet, en français, en néerlandais et en anglais.
Dernière mise à jour
Que doit contenir le message de répondeur d’un cabinet dentaire ?
Sept éléments, et rien dont le patient n’a pas besoin pour agir. Restez sous les 30 secondes environ, à voix haute. L’itinéraire, le parking et la liste de vos soins ont leur place sur votre site, pas sur la messagerie.
- Le nom du cabinet, pour que l’appelant sache qu’il a composé le bon numéro.
- Pourquoi personne ne répond : la ligne est occupée, c’est la pause de midi, le cabinet est fermé, ou vous êtes en congé.
- Vos horaires d’ouverture, ou le jour de la reprise.
- Que faire en cas d’urgence dentaire : la garde dentaire de votre région les jours où elle fonctionne, votre propre organisation les jours où elle ne fonctionne pas, et le 112 en cas d’urgence vitale.
- Comment annuler ou déplacer un rendez-vous : rappeler, écrire un e-mail, réserver en ligne ou envoyer un SMS, selon ce que l’accueil lit vraiment.
- Quand vous rappelez, mais seulement si l’équipe peut tenir cette promesse.
- La ou les langues dans lesquelles vous répondez, ce que le message montre simplement en les parlant.
Message d’accueil téléphonique quand la ligne est occupée
Pour les moments où l’accueil est avec un patient ou déjà en ligne. L’appel manqué devient une demande de rappel, et un patient qui appelle pour une urgence sait comment passer en premier.
« Bonjour, vous êtes bien au cabinet dentaire [nom du cabinet]. Nous sommes en ce moment avec un patient ou déjà en ligne. Laissez votre nom et votre numéro de téléphone après le bip, et nous vous rappellerons [dans la journée]. Si c’est urgent, dites-le dès le début de votre message. Pour annuler ou déplacer un rendez-vous, vous pouvez aussi [nous écrire à adresse e-mail / réserver en ligne sur site]. En cas d’urgence vitale, composez le 112. Merci. »
Message pendant la pause de midi
Dites l’heure du retour, pas seulement que l’accueil est absent. Un patient qui sait que vous décrochez à nouveau à 13 h 30 peut rappeler à 13 h 30.
« Bonjour, vous êtes bien au cabinet dentaire [nom du cabinet]. L’accueil est fermé pendant la pause de midi, de [12 h 30] à [13 h 30]. Rappelez-nous après [13 h 30], ou laissez votre nom et votre numéro après le bip, et nous vous rappellerons dans l’après-midi. Pour annuler ou déplacer un rendez-vous, vous pouvez aussi [nous écrire à adresse e-mail / réserver en ligne sur site]. En cas d’urgence vitale, composez le 112. Merci et bonne journée. »
Cabinet fermé : message avec les horaires d’ouverture et la garde dentaire
C’est le message que la plupart des patients entendent, le soir, le week-end et les jours fériés, donc c’est lui qui doit donner la consigne d’urgence. La garde dentaire ne fonctionne que les week-ends, les jours fériés et les jours de pont. Un soir de semaine ordinaire, il n’y a pas de garde dentaire du tout.
Dites donc aussi ce que fait un patient qui a mal un soir de semaine : votre propre numéro d’urgence si vous en donnez un, un confrère, ou le 1733 pour la garde de médecine générale. Ce choix appartient au cabinet. Le message ne fait que le lire.
À Bruxelles : « Bonjour, vous êtes bien au cabinet dentaire [nom du cabinet]. Le cabinet est fermé. Nous sommes ouverts [jours et heures]. Pour prendre, déplacer ou annuler un rendez-vous, rappelez-nous pendant nos heures d’ouverture [ou réservez en ligne sur site]. Pour une urgence dentaire le week-end, un jour férié ou un jour de pont, appelez la garde dentaire au 02 426 10 26, de 9 h à 17 h. Je répète : 02 426 10 26. [En semaine le soir : votre propre organisation.] En cas d’urgence vitale, composez le 112. Merci et à bientôt. »
En Wallonie, il n’y a pas de numéro unique à citer : « Bonjour, vous êtes bien au cabinet dentaire [nom du cabinet]. Le cabinet est fermé. Nous sommes ouverts [jours et heures]. Pour prendre, déplacer ou annuler un rendez-vous, rappelez-nous pendant nos heures d’ouverture. Pour une urgence dentaire le week-end, un jour férié ou un jour de pont, trouvez le dentiste de garde sur le site dentistedegarde.be, et appelez-le avant de vous déplacer. [En semaine le soir : votre propre organisation.] En cas d’urgence vitale, composez le 112. Merci et à bientôt. »
| Région | Garde dentaire | Quand elle répond |
|---|---|---|
| Bruxelles, francophone | 02 426 10 26, garde dentaire de Bruxelles et de sa périphérie | Samedis, dimanches, jours fériés et jours de pont, de 9 h à 17 h |
| Wallonie | Pas de numéro unique. Le dentiste de garde apparaît sur la carte de dentistedegarde.be, avec son numéro à appeler avant de se déplacer | Week-ends, jours fériés et jours de pont reconnus par l’INAMI |
| Flandre et Bruxelles, néerlandophone | 0903 39 969, numéro payant à 1,50 euro la minute | Samedis, dimanches, jours fériés et jours de pont, de 9 h à 18 h |
Message de répondeur pendant les vacances du cabinet
Donnez les dates utiles au patient : le dernier jour, le jour de la reprise, et qui vous remplace entre les deux. Ne citez un confrère que s’il a accepté de recevoir vos patients et qu’il n’est pas en congé les mêmes semaines. Enregistrez le message quelques jours avant de partir, et notez dans l’agenda de le retirer le matin de la reprise. Pour la phrase de garde, reprenez celle de votre région dans le modèle précédent.
« Bonjour, vous êtes bien au cabinet dentaire [nom du cabinet]. Le cabinet est fermé pour congés du [date] au [date] inclus. Nous serons de retour le [jour et date]. Pour une urgence dentaire pendant cette période, vous pouvez contacter [cabinet du confrère] au [numéro de téléphone]. Le week-end, les jours fériés et les jours de pont, vous pouvez aussi [phrase de garde de votre région]. En cas d’urgence vitale, composez le 112. Merci et à bientôt. »
Fermeture imprévue : maladie ou formation
Le message que personne n’écrit avant d’en avoir besoin. Enregistrez-le à l’avance et gardez-le prêt, pour que la personne qui ouvre le cabinet avec une mauvaise nouvelle n’ait pas à l’improviser.
« Bonjour, vous êtes bien au cabinet dentaire [nom du cabinet]. En raison de [maladie / circonstances imprévues], le cabinet est fermé aujourd’hui, [jour et date]. Si vous aviez rendez-vous aujourd’hui, nous vous contacterons pour en fixer un nouveau. [Inutile de nous rappeler.] Pour une urgence dentaire aujourd’hui, vous pouvez contacter [cabinet du confrère] au [numéro de téléphone]. En cas d’urgence vitale, composez le 112. Merci de votre compréhension. »
Cabinet complet : message quand vous ne prenez plus de nouveaux patients
En Flandre surtout, c’est une question quotidienne à l’accueil. Quand la VRT a appelé 40 cabinets flamands choisis au hasard en mars 2023 pour obtenir un rendez-vous, 25 n’acceptaient plus de nouveaux patients. Le dire dans le message épargne l’attente au nouvel appelant, et à l’accueil la même conversation à répétition.
Ajoutez la deuxième phrase ci-dessous à n’importe quel autre message, ou enregistrez-la comme message à part entière :
« Bonjour, vous êtes bien au cabinet dentaire [nom du cabinet]. Nous ne prenons actuellement plus de nouveaux patients. [Si vous souhaitez être inscrit sur notre liste d’attente, laissez votre nom et votre numéro après le bip.] Si vous êtes déjà patient du cabinet, vous pouvez prendre, déplacer ou annuler un rendez-vous pendant nos heures d’ouverture, [jours et heures]. En cas d’urgence vitale, composez le 112. Merci de votre compréhension. »
Message bilingue pour Bruxelles : français et néerlandais
Commencez par saluer dans les deux langues, pour que chaque appelant sache en deux secondes que sa langue arrive. Donnez ensuite le message complet dans chaque langue, avec le numéro de garde qui répond dans cette langue. Cette version est pour un cabinet fermé.
- D’abord en français : « Bonjour, goeiedag. Vous êtes bien au cabinet dentaire [nom du cabinet]. Le cabinet est fermé. Nous sommes ouverts [jours et heures]. Pour une urgence dentaire le week-end, un jour férié ou un jour de pont, appelez la garde dentaire au 02 426 10 26, de 9 h à 17 h. En cas d’urgence vitale, composez le 112. »
- Puis en néerlandais : « U bent verbonden met tandartspraktijk [naam praktijk]. De praktijk is gesloten. We zijn open [dagen en uren]. Voor dringende tandzorg in het weekend, op een feestdag of een brugdag belt u de tandartswachtdienst op 0903 39 969, tussen 9 en 18 uur. Bij levensgevaar belt u 112. Dank u wel, merci. »
Message trilingue : français, néerlandais et anglais
Trois langues ne tiennent pas en 30 secondes, donc limitez chacune à l’essentiel : fermé, quand vous êtes ouverts, et la consigne d’urgence. La façon d’annuler a plutôt sa place sur votre site. En Wallonie, remplacez le numéro bruxellois par la phrase sur dentistedegarde.be.
- Ouverture : « Bonjour, goeiedag, hello. Cabinet dentaire [nom du cabinet]. »
- Français : « Le cabinet est fermé. Nous sommes ouverts [jours et heures]. Pour une urgence dentaire le week-end, un jour férié ou un jour de pont, appelez le 02 426 10 26. En cas d’urgence vitale, composez le 112. »
- Néerlandais : « De praktijk is gesloten. We zijn open [dagen en uren]. Voor dringende tandzorg in het weekend, op een feestdag of een brugdag belt u 0903 39 969. Bij levensgevaar belt u 112. »
- Anglais : « The practice is closed. We are open [days and hours]. For urgent dental care at the weekend, on a public holiday or a bridge day, call 02 426 10 26. In a life-threatening emergency, call 112. Thank you, merci, dank u wel. »
Les erreurs à éviter sur la messagerie du cabinet
- Un message trop long. Un mot de bienvenue, la liste de vos soins et l’accès au parking repoussent la garde dentaire à la fin d’un long message.
- Pas de consigne d’urgence, ou un numéro de garde sans ses jours et ses heures. Un patient qui a mal un mardi soir se retrouve alors avec un numéro qui ne fonctionne que le week-end.
- Demander des détails médicaux. « Décrivez vos symptômes après le bip » transforme votre messagerie en réserve de données de santé. Demandez un nom et un numéro de téléphone.
- Une promesse de rappel intenable. « Nous vous rappelons dans l’heure », enregistré un mardi calme, passe aussi un lundi chargé. Promettez « dans la journée » ou « le jour ouvrable suivant », et tenez-le.
- Un message de vacances oublié. Un patient qui entend en septembre que vous êtes fermés jusqu’au 15 août ne sait plus si vous êtes ouverts.
- Des numéros dits trop vite. Dites chaque numéro lentement, par petits groupes de chiffres, et deux fois.
Un répondeur prend un message, il ne prend pas de rendez-vous
Chaque message de la veille est un appel que l’accueil doit rendre le matin, et tout le monde ne laisse pas de message. Si le cabinet préfère qu’on décroche, un agent IA d’accueil téléphonique peut répondre sur votre propre numéro, dans la langue du patient, et prendre, déplacer ou annuler le rendez-vous dans votre agenda pendant l’appel. Tilcao en est un. Quand un patient appelle pour une douleur, il fait ce que fait un bon répondeur : il lit la consigne écrite par le cabinet, répète le numéro, et n’évalue jamais la plainte.
Depuis le 2 août 2026, l’article 50 du règlement européen sur l’IA impose d’informer l’appelant qu’il parle à une IA, donc l’annonce tombe dans la première phrase. Elle ressemble à ceci :
« Bonjour, vous êtes bien au cabinet dentaire. Vous parlez à l’assistant IA du cabinet et cet appel est enregistré. Que puis-je faire pour vous ? »
Ce que les cabinets nous demandent
Quelle durée pour le message de répondeur d’un cabinet dentaire ?
Moins de 30 secondes environ, à voix haute. C’est assez pour le nom du cabinet, la raison pour laquelle personne ne décroche, vos horaires, la consigne d’urgence et la façon d’annuler. Lisez le texte avec un chronomètre avant de l’enregistrer. Un message bilingue ou trilingue dure plus longtemps, donc limitez chaque langue à l’essentiel et mettez le reste sur votre site.
Faut-il donner le numéro de la garde dentaire dans le message ?
Oui, avec ses jours et ses heures, car la garde dentaire ne fonctionne que les week-ends, les jours fériés et les jours de pont. À Bruxelles, la garde francophone répond au 02 426 10 26 de 9 h à 17 h. En Wallonie, il n’existe pas de numéro unique, seulement la carte de dentistedegarde.be. Pour les patients néerlandophones de Bruxelles et de Flandre, c’est le 0903 39 969, de 9 h à 18 h, un numéro payant à 1,50 euro la minute. Dites le numéro deux fois, et vérifiez-le à nouveau avant chaque nouvel enregistrement.
Quelle langue en premier sur un répondeur à Bruxelles ?
La langue que parlent la plupart de vos patients. Commencez par saluer dans les deux langues, « Bonjour, goeiedag », pour que l’autre groupe sache en deux secondes que sa langue suit. Donnez ensuite le message complet dans chaque langue, avec le numéro de garde qui répond dans cette langue, plutôt qu’une version complète dans une langue et un résumé dans l’autre.
Peut-on enregistrer le message soi-même sur le standard téléphonique ?
Oui. La plupart des standards professionnels permettent d’enregistrer l’annonce depuis un poste ou d’envoyer un fichier audio, et le mode d’emploi de votre opérateur téléphonique donne la marche à suivre. Enregistrez dans une pièce calme, à partir d’un texte écrit, sans vous presser. Appelez ensuite le cabinet depuis votre GSM et écoutez le message comme un patient l’entendra.
Et le RGPD, quand les patients laissent un message vocal ?
Un message où quelqu’un dit pourquoi il appelle son dentiste est une donnée de santé au sens de l’article 9 du RGPD, et le secret professionnel de l’article 458 du Code pénal s’applique à ce que le cabinet y apprend. Demandez donc seulement un nom et un numéro, ne laissez écouter les messages qu’aux personnes qui rappellent, et effacez-les une fois traités. Si votre messagerie se trouve sur la plateforme de votre opérateur téléphonique et non sur un appareil au cabinet, cet opérateur traite les messages pour votre compte, ce qui relève d’un contrat de sous-traitance au sens de l’article 28.
Qui doit enregistrer le message du cabinet ?
Une personne à la voix calme et claire, dont c’est la langue maternelle. Dans un message bilingue, prenez un locuteur natif pour chaque langue si l’équipe en compte un. C’est souvent la première chose qu’un patient entend du cabinet, donc une deuxième prise vaut la peine.