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Qu’est-ce qu’un télésecrétariat médical ?
Un service qui répond à la ligne du cabinet quand vous ne pouvez pas : pendant les consultations, à midi, pendant votre jour de congé. En Belgique, il en existe trois sortes. Un télésecrétariat humain met des secrétaires formées sur votre ligne. Un secrétariat IA comme Tilcao répond avec un agent IA. Un service hybride laisse une IA décrocher d’abord et passe le reste à une personne. Plusieurs télésecrétariats médicaux belges vendent désormais leur propre option IA.
La Wallonie et Bruxelles décrivent le télésecrétariat comme une aide à la gestion administrative du cabinet. La Flandre le définit, pour Impulseo, comme au minimum un agenda en ligne et la prise et le tri des appels téléphoniques du généraliste.
Combien coûte un télésecrétariat médical en Belgique ?
Un forfait mensuel d’appels, puis un prix par appel au-delà, ou pour certains services IA un prix par praticien plus un prix par appel. Le 15 octobre 2026, les prix d’entrée publiés des services humains allaient de 95,60 euros par mois TVA comprise (sur l’une des deux pages de Solutel ; sa page d’accueil dit 145 euros) à 871,59 euros hors TVA pour 500 appels, et de 39 euros par mois et par praticien plus l’usage pour un service IA. La plupart des services ne publient aucun prix.
La facture suit le nombre d’appels que vous transférez. Avec les formules publiées par Ringphone, 100 appels par mois coûtent 251,79 euros et 200 appels 398,69 euros, hors TVA, si chaque appel dure moins de trois minutes : un calcul illustratif. Un généraliste qui remplit les conditions récupère la moitié des frais réels via Impulseo. Tilcao ne publie pas de prix : il se fixe par cabinet, lors d’un appel.
| Service | Type | Prix publié | Compris | En plus | TVA |
|---|---|---|---|---|---|
| Ringphone (Corilus) | Humain | 114,17 à 871,59 euros par mois, quatre formules | 25 à 500 appels | 1,63 à 2,33 euros par appel ; installation 211,58 euros, offerte dans la plus grande formule | Hors TVA |
| Solutel | Humain | À partir de 95,60 euros par mois sur sa page médicale, de 145 euros sur sa page d’accueil | Non publié | Non publié | Comprise |
| Spit’up MediVoice | Humain | À partir de 129 euros par mois | Non publié | Non publié | Non précisée |
| Doctena Assistant virtuel | IA | 89 euros par mois en plus d’une formule Doctena Pro, dès 29 euros | 100 minutes | 0,29 euro par minute | Non précisée |
| HuisartsAssist | IA | 69 euros par mois | Le logiciel | 1,30 euro par rendez-vous pris par téléphone | Hors TVA |
| HalloDok | IA | 150, 275 ou 475 euros par mois | Jusqu’à 500, 1 000 ou 2 000 appels | Installation 250 euros | Hors TVA |
| Caryvox | IA | 39 euros par mois et par praticien | Rien | 0,65 euro par appel, 0,10 euro par SMS ; installation 125 euros | Hors TVA |
| Tilcao | IA | Non publié, fixé par cabinet |
Que rembourse Impulseo pour un télésecrétariat ?
La moitié des frais réels, jusqu’à un plafond par généraliste et par an, dans les trois régions. Les conditions diffèrent, et en Flandre l’aide s’éteint.
En Wallonie, l’AViQ rembourse la moitié, jusqu’à 3 700 euros indexés par médecin, aux généralistes en pratique individuelle ou en groupe, sur une demande introduite au plus tard le 31 mai de chaque année ; elle ne se cumule pas avec Impulseo II pour un même mois. À Bruxelles, Vivalis rembourse la moitié, jusqu’à 4 835,43 euros par généraliste pour 2025, aux généralistes et aux maisons médicales qui utilisent un dossier médical labellisé, sont connectés au Réseau Santé Bruxellois, sont membres d’un cercle de médecins généralistes et participent à la garde.
En Flandre, le Departement Zorg paie un généraliste qui débute, c’est-à-dire agréé depuis quinze ans au plus, pendant cinq années consécutives au maximum, et seulement s’il est membre du cercle de sa région. Ceux qui recevaient déjà l’aide au 1er janvier 2023 ont une période de transition qui se termine au plus tard en 2027. Le 2 octobre 2026, la VRT a annoncé que l’accord budgétaire flamand supprime le soutien Impulseo aux généralistes ; nous n’avons trouvé aucun texte officiel daté.
| Région | Agence | Remboursement | Plafond par généraliste et par an | Condition principale |
|---|---|---|---|---|
| Wallonie | AViQ | La moitié des frais | 3 700 euros, indexés | Demande au plus tard le 31 mai de chaque année |
| Bruxelles | Vivalis | La moitié des frais | 4 835,43 euros (2025) | Dossier labellisé, Réseau Santé Bruxellois, garde |
| Flandre | Departement Zorg | La moitié des frais | 3 400 euros | Généraliste qui débute, cinq ans au plus ; en extinction |
Un secrétariat IA compte-t-il comme télésecrétariat pour Impulseo ?
Aucune page officielle ne le dit, dans aucune région. Les pages wallonne et bruxelloise parlent d’un service de télésecrétariat sans le définir davantage ; la définition flamande demande un agenda en ligne et des appels pris et triés. Demandez-le par écrit à votre agence avant de compter sur le remboursement, quoi que promette le fournisseur.
Tilcao ne le promet pas non plus. Ce qu’il peut vous montrer, c’est ce qu’il fait sur votre ligne, sur la ligne de démonstration de notre cabinet d’exemple, au +32 460 23 23 00.
Où sont installés les télésecrétariats médicaux en Belgique ?
Partout : un télésecrétariat répond à distance, donc un cabinet de Liège, Namur, Mons, Charleroi ou Wavre peut faire appel à un service installé dans une autre province. Ce qui compte, ce sont les langues dans lesquelles il répond et les heures qu’il couvre, pas son adresse. Tilcao, l’option IA, répond pour des cabinets de toute la Belgique, en français, en néerlandais et en anglais.
| Service | Type | Installé à |
|---|---|---|
| Ringphone (Corilus) | Humain | Bruges |
| Solutel and Care-tel | Humain | Hasselt |
| CareCoach | Humain | Zuienkerke |
| Medpoint | Humain | Saint-Trond |
| Essentielle (medisch-telesecretariaat.be) | Humain | Aarschot |
| Doctor Manager | Humain | Ixelles, Bruxelles |
| Médiconsulte | Humain | Wauthier-Braine |
| CCM-Online | Humain, avec une option IA | Neupré, province de Liège |
| Télé Secrétariat | Humain | Liège |
| Burogest | Humain | Namur |
| Spit’up | Humain, avec une option IA | Charleroi |
| HuisartsAssist | IA | Hasselt |
| HalloDok | IA | Hasselt |
| Caryvox | IA | Braine-le-Château |
| Elevedia | IA | Froyennes, Tournai |
Télésecrétariat humain, secrétariat IA ou les deux ?
Les trois formules fonctionnent. Elles diffèrent sur les heures couvertes, sur ce que devient le rendez-vous et sur l’appel inhabituel. Ce tableau compare des catégories, pas des marques : demandez à chaque fournisseur ses horaires, son nombre de secrétaires et ce que couvre le contrat, par écrit.
| Critère | Télésecrétariat humain | Secrétariat IA | Hybride |
|---|---|---|---|
| Heures couvertes | Les plages publiées par le service, souvent la semaine et le samedi matin | Jour et nuit, tous les jours | L’IA à toute heure, une personne pendant les plages du service |
| Deux patients en même temps | Selon les secrétaires libres à cet instant | Les deux appels sont pris | Les deux pris d’abord par l’IA |
| Le rendez-vous | Un message à rappeler, ou une inscription dans votre agenda en ligne, selon le contrat | Inscrit pendant l’appel dans l’agenda, là où votre logiciel le permet | Selon qui prend l’appel |
| Langues | Celles de la secrétaire de service | Français, néerlandais et anglais, y compris en changeant en cours d’appel | Selon qui prend l’appel |
| L’appelant inhabituel ou bouleversé | Point fort : une personne entend le ton et s’adapte | Transmis à une personne désignée avec un résumé | Transmis à une personne |
| Une plainte peut-être urgente | Votre consigne, appliquée par la secrétaire | Aucune évaluation : votre règle, énoncée, et le 1733 ou le 112 là où vous l’avez prévu | Votre consigne |
| Facturation | Forfait mensuel d’appels plus un prix par appel supplémentaire | Fixée par cabinet ; Tilcao ne publie pas de prix | Variable |
Que doit dire un contrat de télésecrétariat ?
Ce que vous payez dépend du nombre d’appels que vous transférez, donc le contrat compte plus que le prix affiché. Obtenez ces points par écrit avant de signer, auprès d’un service humain comme d’un service IA.
- Les heures couvertes, y compris le samedi, les jours fériés et les ponts.
- Le prix par appel au-delà du forfait, et si un long appel compte double.
- Si le rendez-vous arrive dans votre propre agenda ou revient sous forme de message.
- Les langues répondues, et à quelles heures.
- Votre consigne pour les appels peut-être urgents, et qui l’applique.
- Qui traite les appels et les enregistrements, où et combien de temps, sous secret professionnel et avec une convention de sous-traitance.
- Le préavis, et comment vous reprenez votre ligne.
Où se situe Tilcao ?
Tilcao est le secrétariat IA du tableau ci-dessus. Il répond à chaque appel en même temps, annonce qu’il est une IA, prend, déplace ou annule dans l’agenda là où votre logiciel permet une liaison, répond sur WhatsApp et passe l’appel inhabituel à une personne. Il ne trie jamais les patients. Il fonctionne aujourd’hui dans les cabinets dentaires ; pour un généraliste, un spécialiste, un kiné ou un autre cabinet de soins, nous le mettons en place sur demande, à partir de votre logiciel et de votre règle pour les appels urgents.
Ce que fait un secrétariat médical IA, et les huit questions à lui poser, a sa propre page. La même comparaison pour les dentistes se trouve sur télésecrétariat pour cabinet dentaire.
Ce que les cabinets nous demandent
Combien coûte un télésecrétariat médical en Belgique ?
Le 15 octobre 2026, les prix publiés allaient de 95,60 euros par mois TVA comprise (la page médicale de Solutel ; sa page d’accueil dit 145 euros) à 871,59 euros hors TVA pour 500 appels chez Ringphone, avec 1,63 à 2,33 euros par appel au-delà du forfait. Les services IA publiaient de 39 euros par mois et par praticien plus 0,65 euro par appel (Caryvox) à 475 euros par mois pour 2 000 appels (HalloDok). Tilcao fixe son prix par cabinet. Un généraliste qui remplit les conditions en récupère la moitié via Impulseo.
Impulseo rembourse-t-il un télésecrétariat ?
Oui, la moitié des frais réels pour les généralistes qui remplissent les conditions : jusqu’à 3 700 euros indexés en Wallonie (AViQ), jusqu’à 4 835,43 euros pour 2025 à Bruxelles (Vivalis), et jusqu’à 3 400 euros par an en Flandre pour un généraliste qui débute, cinq ans au plus, avec une aide en extinction.
Impulseo rembourse-t-il un télésecrétariat IA ?
Aucune page officielle ne le dit. La Wallonie et Bruxelles ne définissent pas davantage le télésecrétariat, et la Flandre le décrit comme un agenda en ligne plus la prise et le tri des appels. Demandez-le par écrit à votre agence avant d’y compter.
Existe-t-il un télésecrétariat pour les kinés ?
Oui, plusieurs services belges prennent les appels de kinésithérapeutes, mais Impulseo ne rembourse que les généralistes. Un kiné soigne le plus souvent seul, donc un secrétariat IA qui décroche pendant les séances et prend la séance suivante d’une série est l’autre option. Tilcao le met en place sur demande pour les cabinets de kinésithérapie.
Un télésecrétariat peut-il inscrire le rendez-vous directement dans mon logiciel ?
Cela dépend du contrat et de votre logiciel. Un service humain travaille souvent dans un agenda en ligne ou vous envoie un message à rappeler. Un secrétariat IA comme Tilcao inscrit le rendez-vous pendant l’appel là où votre logiciel permet une liaison, mise en place et testée sur votre installation avant le démarrage.