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Qui répond au téléphone dans un cabinet de kiné ?
Souvent personne, parce que le kiné soigne. Tilcao décroche à sa place, annonce qu’il est une IA, reconnaît le patient et prend, déplace ou annule les types de séances que le cabinet lui ouvre, dans la langue de l’appelant. Vous pouvez l’entendre sur la ligne de démonstration de notre cabinet d’exemple, au +32 460 23 23 00.
L’INAMI compte 84 % des équivalents temps plein de kinésithérapie en pratique solo en 2024 : 85 % en Flandre, 83 % en Wallonie, 75 % à Bruxelles. Sur 46 377 kinés enregistrés, 27 202 étaient actifs. En 2023, un kiné à temps plein avait en moyenne 2 466 contacts remboursés avec 129 patients, soit environ 13 séances par patient : un agenda de séries, pas de visites isolées.
SourceINAMI, Healthcare Providers Report 2024, Physiotherapist (en anglais)
Quels appels un secrétariat IA peut-il prendre pour un kiné ?
Ceux qui portent sur l’agenda et le cabinet, c’est-à-dire la plupart. Le contenu du traitement reste au kiné.
- Un nouveau patient avec une prescription qui veut un premier rendez-vous.
- La séance suivante d’une série, ou un créneau fixe chaque semaine.
- Déplacer ou annuler une séance, et proposer la plage libérée à un autre patient.
- Les questions pratiques : adresse, parking, ce qu’il faut apporter, comment payer, avec les textes du cabinet.
- Les questions de remboursement, avec ce que le cabinet a écrit, jamais devinées.
- Tout ce qui touche à une douleur, une nouvelle plainte ou au traitement : noté avec les mots du patient et transmis au kiné.
Prescription et nombre de séances : ce que le secrétariat doit savoir
La kinésithérapie remboursée demande une prescription d’un médecin, ou d’un dentiste pour les problèmes de l’articulation de la mâchoire, et le traitement doit commencer dans les deux mois. Le nombre de séances remboursées dépend de la liste dont relève l’affection. Le secrétariat ne le décide pas : il note la date de la prescription et l’affection telle que le patient la nomme, et réserve selon la règle du cabinet.
| Situation | Séances remboursées | À savoir |
|---|---|---|
| Pathologie courante | 9 + 9, soit 18 par année civile et par affection | Le médecin-conseil peut en accorder 18 de plus par nouvelle affection |
| Liste Fa (aiguë, par exemple après une opération) | Jusqu’à 60 sur un an | 100 ou 120 pour un sous-groupe |
| Liste Fb (chronique) | 60 par an, puis 20 à un tarif plus bas | Encore plus bas ensuite |
| Liste E (pathologies lourdes) | Accord valable 3 ans au plus | Pas de plafond annuel général |
Peut-on aller chez le kiné sans prescription ?
Pas encore. Le 11 septembre 2026, le gouvernement fédéral a approuvé un projet d’arrêté royal sur l’accès direct à la kinésithérapie et l’a envoyé au Conseil d’État. Il vise uniquement les plaintes musculosquelettiques, au plus sept séances par affection et par an, chez un kiné titulaire d’un master avec deux ans d’expérience, et le médecin généraliste doit être informé. Le projet vise le 1er janvier 2027 et n’est pas encore publié. Le remboursement demande toujours une prescription.
Au téléphone, c’est une question de plus à laquelle le cabinet répond par sa propre règle : « Puis-je venir sans prescription ? » Tilcao lit ce que le cabinet a décidé.
Un kiné peut-il facturer une séance non honorée ?
Une séance manquée ne peut jamais être portée en compte à la mutualité : la loi sur l’assurance soins de santé interdit d’établir des documents de remboursement pour des soins qui n’ont pas été donnés. La convention M/25 des kinésithérapeutes ne dit rien des séances manquées.
Une indemnité d’annulation est un arrangement privé entre le cabinet et le patient, et la loi sur les droits du patient impose d’informer le patient des conséquences financières à l’avance. Nous n’avons trouvé aucune règle qui fixe un montant ou un délai pour les kinés : n’en présentez donc pas comme une règle. Un rappel la veille, et une plage annulée proposée au patient suivant, font plus qu’une indemnité.
La convention et ce que paie le patient en 2026
La convention M/25 couvre 2025 et 2026 et ne se prolonge pas d’elle-même ; 64,34 % des kinés y ont adhéré. Les honoraires ont été indexés de 2,72 % le 1er janvier 2026, tandis que la part du patient reste fixe. Depuis le 1er mai 2025, les patients d’un kiné non conventionné sont remboursés 25 % de moins, sauf les patients qui ont droit à l’intervention majorée. Un kiné conventionné doit l’afficher dans la salle d’attente et, s’il en a un, sur son site.
| Séance courante, 30 minutes, au cabinet | Kiné conventionné | Non conventionné |
|---|---|---|
| Honoraire | 31,64 € | Libre, sauf pour les patients avec intervention majorée |
| Remboursement de la mutualité | 25,39 € | 19,05 € |
| Part du patient | 6,25 € (2,50 € avec intervention majorée) | Le reste, et un éventuel supplément |
Logiciel kiné, agenda en ligne et MyCareNet à partir de 2027
À partir du 1er janvier 2027, les kinés doivent utiliser MyCareNet pour eAgreement, eFact, eAttest et Member Data, avec des exceptions pour les kinés de 67 ans ou plus à cette date et les kinés hospitaliers. Sept logiciels sont agréés pour les quatre services : Oxygen, CareConnect Physiotherapist, Crossuite Kineo 3.0, Hygie, KineQuick, Sophia et Kiné Helper. Parmi les agendas en ligne qui disent servir les kinés en Belgique : Doctena, Doctoranytime, Rosa, Helena Pro Calendar (anciennement Progenda) et l’agenda de Crossuite.
Le logiciel du cabinet reste le dossier. Tilcao n’est pas un logiciel de cabinet : il n’atteste ni ne facture jamais. Là où votre logiciel ou votre agenda en ligne permet une liaison, elle est mise en place et testée sur votre propre installation avant le démarrage ; Crossuite, par exemple, ouvre une API REST aux partenaires sur demande, avec son accord. Là où aucune voie n’existe, Tilcao laisse à l’équipe une demande prête à encoder plutôt qu’un faux rendez-vous.
Télésecrétariat ou secrétariat IA pour un kiné ?
Un télésecrétariat met une personne sur votre ligne pour des heures et un nombre d’appels convenus ; un secrétariat IA répond à chaque appel en même temps, jour et nuit, et inscrit la séance dans l’agenda là où votre logiciel le permet. Impulseo, qui rembourse la moitié d’un télésecrétariat, est réservé aux médecins généralistes : un kiné paie le prix plein. Les prix publiés des services belges sont comparés sur télésecrétariat médical en Belgique, et des textes pour la ligne quand personne ne décroche sur message de répondeur pour cabinet médical.
Comment un cabinet de kiné commence-t-il avec Tilcao ?
Sur demande, avec d’abord une conversation. Nous regardons votre logiciel ou votre agenda en ligne, vos types de séances et vos séries, votre règle pour les séances manquées et les langues de vos patients, et seulement ensuite nous disons ce que Tilcao peut faire. Vous gardez votre numéro, renvoyez la ligne quand vous le décidez, par exemple pendant les séances, et la reprenez vous-même. Ce que fait un secrétariat médical IA, et ce qu’il ne fait jamais, a sa propre page.
Ce que les cabinets nous demandent
Un kiné peut-il facturer un rendez-vous non honoré en Belgique ?
Pas à la mutualité : une séance qui n’a pas eu lieu ne peut pas être attestée. Une indemnité d’annulation privée n’est pas réglementée pour les kinés ; si le cabinet en applique une, le patient doit en être informé à l’avance, comme la loi sur les droits du patient l’exige pour les conséquences financières.
Combien de séances de kiné sont remboursées par an ?
En pathologie courante, 18 par année civile et par affection (9 + 9), davantage avec l’accord du médecin-conseil. Les affections de la liste Fa ont droit à 60 séances sur un an, la liste Fb à 60 par an puis 20 à un tarif plus bas, et la liste E à un accord de trois ans au plus. Toutes demandent une prescription, et le traitement doit commencer dans les deux mois.
L’accès direct au kiné est-il possible en Belgique ?
Pas encore. Un projet d’arrêté royal approuvé le 11 septembre 2026 permettrait jusqu’à sept séances par affection musculosquelettique et par an sans prescription à partir du 1er janvier 2027, mais il n’est pas publié. Le remboursement demande toujours une prescription.
Impulseo rembourse-t-il le télésecrétariat d’un kiné ?
Non. L’aide Impulseo au télésecrétariat existe en Wallonie, à Bruxelles et en Flandre, mais seulement pour les médecins généralistes.
Tilcao fonctionne-t-il aujourd’hui pour les cabinets de kiné ?
Tilcao fonctionne aujourd’hui dans les cabinets dentaires. Les cabinets de kinésithérapie peuvent demander une mise en place ; nous regardons alors d’abord leur logiciel, leurs types de séances et leur règle pour les séances manquées avant de promettre quoi que ce soit.